Ein intelligentes System

für Unternehmen der Prozessindustrie

ERP System – das zentrale Software-Hub für erfolgreiche und agile Unternehmen

ERP (Enterprise Resource Planning) ist heute in fast allen Unternehmen unverzichtbar. Denn ERP-Lösungen automatisieren und steuern alle wesentlichen betriebswirtschaftlichen Geschäftsabläufe – vom Einkauf über die Produktion bis zum Verkauf und zur Distribution. Dadurch integrieren und standardisieren ERP-Systeme die unterschiedlichen Business-Prozesse auch miteinander: Indem die Geschäftsprozesse digitalisiert vorliegen, verschwinden Medienbrüche und die vom ERP gesteuerten Abläufe verfügen stets über eine aktuelle und über die gleiche Datenbasis. Aus diesen Gründen stellen ERP-Lösungen oft das Herzstück der in einem Unternehmen eingesetzten Business-Software dar.

Die Unterschiede zwischen den heutigen ERP-Lösungen sind enorm. Die Vielfalt macht es möglich, dass es für jedes Unternehmen eine Lösung gibt, welche die eigenen Prozesse umfassend abbildet. So wie kein Unternehmen exakt dem andern gleicht, müssen ERP-Systeme völlig unterschiedliche Anforderungen abdecken: Welchen Branchenspezifika unterliegt ein Unternehmen? Handelt es sich um ein Großunternehmen oder einen Mittelständler? Soll die ERP-Lösung diskrete oder Prozessfertigung abbilden? Welche Funktionen bietet das jeweilige ERP, wie flexibel lässt es sich an Besonderheiten anpassen und wie offen ist es für externe Systeme?

ERP – Was ist das?

Enterprise Resource Planning (ERP) plant, steuert und verwaltet eine Vielzahl von Ressourcen im Unternehmen – in erster Linie die Materialbedarfsplanung, aber auch zum Beispiel andere Ressourcen wie zum Beispiel Mitarbeiter, Kapital und andere Betriebsmittel. Auf diese Weise erhöhen ERP-Lösungen den in einem Unternehmen erzielten Mehrwert und sorgen für einen kontinuierlich verbesserten Ablauf der betrieblichen und unternehmerischen Abläufe. Dadurch wird vor allem sichergestellt, dass sowohl die Qualität wie auch die Produktivität der Unternehmensprozesse gleichermaßen hoch sind.

ERP-Unternehmenslösungen lassen sich anhand unterschiedlicher Merkmale voneinander abgrenzen. Zum einen spielt die Unternehmensgröße eine zentrale Rolle, also wie viele Mitarbeiter an wie vielen Standorten in wie vielen Ländern abgebildet werden sollen. Kurz: Wie gut lässt sich ein ERP-System skalieren?

Eine weitere, sehr wichtige Rolle spielt die Branche, in der ein Unternehmen agiert: Handelt es sich um ein produzierendes Gewerbe oder um Dienstleistungen? Diese Kategorisierung unterteilt sich dann noch einmal in diverse Untergruppen. So unterscheiden sich zum Beispiel Unternehmen der diskreten von jenen der Prozessfertigung wesentlich voneinander. Entsprechend muss die jeweils zum Einsatz kommende ERP-Lösung diese Spezifika abbilden können.

Nicht zuletzt basiert ERP-Unternehmenssoftware auf ganz unterschiedlichen Technologien – und dies nicht nur, was eigenentwickelte ERP-Lösungen angeht, die sich immer mehr auf dem Rückzug befinden. Auch die heute üblichen Standardlösungen weisen mit Blick auf zum Beispiel die eingesetzten Betriebssysteme, Datenbanken oder Programmiersprachen eine immense Vielfalt auf. Darüber hinaus stellt sich heute immer häufiger die Frage, ob das eingesetzte ERP-System mithilfe unternehmenseigener Rechenressourcen („on premise“) oder – zumindest teilweise – als Cloud-ERP-Lösung betrieben wird.

Wichtig ist, dass ein ERP die Unternehmensprozesse ganzheitlich abbildet. Denn nur eine durchgehende Integration gewährleistet, dass die Prozesse unternehmensweit, standardisiert und damit möglichst effizient verwaltet werden können. Aus diesem Grund verabschieden sich Unternehmen auch immer mehr von sogenannten Insellösungen, die nur Teile des Geschäftsbetriebs abdecken sowie nur aufwändig und zum Teil gar nicht an andere IT-Lösungen im Unternehmen anschließbar sind.Dementsprechend weisen heutige ERP-Standardlösungen einen modularen Aufbau mit zahlreichen vordefinierten Workflows auf, die sich ja nach individuellem Bedarf des Anwenderunternehmens hinzu implementieren lassen. Die wichtigsten und am häufigsten vorkommenden ERP-Module und -Funktionsbereiche sind die folgenden:

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Dieses ERP-Modul verwaltet und steuert vor allem die Produktionsaufträge. Hinzu kommen Herstellungsanweisungen, mit denen sowohl Arbeitsschritte und Arbeitsgänge sowie benötigte Komponenten definiert werden können. Die Produktionssteuerung folgt dabei den freigegebenen Produktionsvorschlägen aus der zuvor durchgeführten Materialbedarfsplanung oder auch manuell angelegten Produktionsaufträgen. Das Herz von Produktionsmodulen sind jeweils Manufacturing Execution-Systeme (MES), welche die zeitnahe und unmittelbare Steuerung der Produktionsaufträge unterstützen.

Im Einkauf unterstützen ERP-Systeme vor allem bei Bestellungen der benötigten Rohstoffe, von Packmitteln oder benötigten Dienstleistungen. Dies beinhaltet in erster Linie die Pflege von Preisen, Konditionen und Rahmenverträgen. Hinzu kommen ausführliche Lieferantenbewertungen. Das Modul stellt unter anderem sicher, dass nur bei evaluierten Lieferanten Bestellungen erfolgen können.

In vielen Branchen fordern eine Vielzahl an Gesetzen und Regularien eine Nachverfolgbarkeit und hohe Transparenz von (Vor-)Produkten. Dies stellen ERP-Lösungen sicher, indem sie Chargen über ihren ganzen Lebenszyklus hinweg verfolgen und dokumentieren. Die reicht vom Anlegen der Artikelstammdaten über das Ansetzen, Vereinnahmen, Reservieren und Verfügen eines Rohstoffs, Bulks oder Endprodukts bis hin zum Verkauf. Herkunfts- und Verwendungsnachweise stellen sicher, dass jede Charge im Detail auch in Folgeprodukten rückverfolgt werden kann.

Die Materialwirtschaft ist ein wesentlicher ERP-Bestandteil, der vor allem auch für Einkauf, Produktion und Verkauf essenzielle Informationen bereithält, um alle Abläufe optimal orchestrieren und ganzheitlich abbilden zu können. Die chargenbezogene Bestandsführung kann dabei in mehreren Dimensionen erfolgen, zum Beispiel mit Blick auf den Status der Qualitätskontrolle oder des jeweiligen Lagers oder Standorts. Weitere typische Funktionen automatisieren zum Beispiel Staplerleitsysteme, die Kommissionierung und den Versand, die Lagerverwaltung oder das Management von Handheld-Terminals im Rahmen der mobilen Datenerfassung (MDE).

Dieses Modul steuert sämtliche Prozesse rund um Kundenaufträge wie vor allem Angebotserstellung, Auftragserfassung, Auftragsbearbeitung und Fakturierung, aber auch das Management von Retouren und Reklamationen. Hinzu kommen typischerweise das Hinterlegen von Leistungsvereinbarungen und Rahmenverträgen mit Kunden.

ERP-Lösungskomponenten umfassen Funktionen für die Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung. Der Vorteil einer direkt im ERP integrierten Business-Lösung für die Buchhaltung besteht vor allem darin, dass das Rechnungswesen auch auf die operativen Daten direkt zugreifen kann.

Weitere Module

Weitere Module von ERP-Business-Lösungen unterstützen zum Beispiel das Workflow-Management (Modellierung von Geschäftsprozessen), das Customer Relationship Management (CRM), die Dokumentenverwaltung, das Controlling, die Geschäftsplanung sowie die Vernetzung und Integration mit externen Drittsystemen.

Was ein ERP-System bringt

  • Verstreute Insellösungen werden durch ein integriertes System abgelöst, das mehrfache/redundante Datenhaltung vermeidet
  • Die automatisierten Unternehmensprozesse laufen schneller und stabiler ab
  • Bessere Daten-Verfügbarkeit und -Granularität erzeugen qualitativ bessere Prozesse
  • Die Flexibilität in der Produktionsplanung steigt
  • Der Wegfall manueller Prozesse führt zu wirtschaftlicheren Arbeitsabläufen
  • Compliance und Nachverfolgbarkeit verbessern sich, da alle erforderlichen Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen
  • Standardisierte Arbeitsschritte erleichtern die Einführung und das Training (neuer) Mitarbeiter
  • Standardisierung ermöglicht die Skalierung der ERP-Lösung, zum Beispiel bei Wachstum/Expansion des Unternehmens

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ERP – Einführung, Vor- und Nachteile

Die Vorläufer heutiger ERP-Systeme stammen vor allem aus großen Produktionsunternehmen der industriellen Fertigung. Ihre großen Vorteile – allen voran unternehmensweit integrierte Geschäftsabläufe und eine zentrale Datenhaltung für sämtliche Teile des Business – haben im Laufe der Zeit zu einem Siegeszug des ERP-Prinzips sowie zu einer großen Diversifizierung des ERP-Markts geführt. Heute gibt es kaum noch eine Branche, für die es keine maßgeschneiderten ERP-Lösungen gibt. Zudem setzen auch immer mehr kleinere und mittelgroße Unternehmen auf ERP als zentrale Drehscheibe für die eigenen Geschäftsprozesse und Daten.

Mehr noch: Auch mit Blick auf die IT-Infrastruktur fungieren ERP-Systeme immer als häufiger als zentrale Integrationsplattform, die alle Systeme und Funktionen zusammenbindet. Denn diese Integration um das ERP herum ermöglicht es Unternehmen, dem Wildwuchs ihrer IT-Landschaft vorzubeugen beziehungsweise zu reduzieren.

Die Standardisierung, die mit der Einführung und dem Betrieb einer ERP-Lösung einhergeht, schafft zudem die Möglichkeit, über die eigenen Unternehmensgrenzen hinauszugehen und zum Beispiel Kunden, Lieferanten, andere Geschäftspartner oder sogar Maschinen in ausgewählte Geschäftsabläufe und IT-Anwendungen miteinzubeziehen. Ein solches Vorgehen macht es etwa möglich, auch in Richtung serviceorientierter Architekturen voranzugehen.

All diesen Vorteilen zum Trotz fällen Unternehmen die Entscheidung, ein ERP-System einzuführen, zumeist nicht schnell und schon gar nicht leichtfertig. Schließlich hat das neue System tiefgreifende Konsequenzen für alle wesentlichen Unternehmensabläufe und wird den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden wesentlich prägen, die später mit dem System arbeiten.

Bei einer ERP-Einführung handelt es sich immer um ein teures und aufwändiges Projekt mit vielen Risiken, das ein Unternehmen auf fast allen Ebenen der Organisation über längere Zeit in Atem hält – vom Top-Management über die Fachabteilungen bis hin zu den IT-Experten. Es kommt auch immer wieder vor, dass Einführungsprojekte wesentlich länger dauern und mehr kosten als geplant.

Das Gelingen hängt dabei nicht in erster Linie von der technologischen Umsetzung ab, sondern – wie so oft – von organisatorischen und kulturellen Faktoren. An erster Stelle: die sogenannten Key User. Sie müssen mit ins Projektboot geholt werden, indem ihnen die Vorgehensweise gut begründet und erklärt wird. Umgekehrt sollten auch Vorschläge und Anregungen der Key User Eingang ins Einführungsprojekt finden. Enger Kontakt, kontinuierliche Einbindung und offene Kommunikation unter allen Beteiligten stellen dabei die wichtigsten Erfolgsfaktoren dar. Auch die gezielte Auswahl der richtigen Key User ist ein weiterer Schlüssel.

Nicht zuletzt muss das Unternehmensmanagement zumindest anfangs aktiver Teil der Diskussionen sein und die ERP-Einführung natürlich auch wollen, antreiben und ins ganze Unternehmen kommunizieren. Auch muss das Management den Fachbereichen jenen Freiraum, die Zeit und andere Ressourcen einräumen, die diese für die ERP-Einführung benötigen.

Darüber hinaus gibt es in jedem Unternehmen gewachsene Hierarchien, Zuständigkeiten und Rollen. Ein neues ERP-System bringt hier zwangsläufig einschneidende Änderungen mit sich, was wiederum zu Widerständen führt – bei manchen Mitarbeitenden mehr, bei anderen weniger. Konflikte sind vorprogrammiert und erfordern frühzeitig ein kontinuierliches Change-Management.

Es mag lapidar klingen, aber eine von Anfang an saubere Planung verhindert vor allem, dass ERP-Einführungen deutlich mehr kosten als budgetiert und/oder sich in die Länge ziehen. Dies bedeutet vor der Auswahl der Software eine umfassende Ist-Analyse der bestehenden Geschäftsabläufe und die genaue Definition der Anforderungen. Ein Programm-Management aus gemeinsam Kundenunternehmen und ERP-Anbieter zur Steuerung des Projekts ist ebenfalls unverzichtbar.

Nicht zuletzt muss die gewählte ERP-Lösung, aber auch der Anbieter selbst möglichst genau zum jeweiligen Unternehmen passen. Dazu gehören die Unternehmenskultur, die Arbeitsweisen und die jeweiligen Mitarbeiter. Wichtig ist es, auf Augenhöhe miteinander arbeiten zu können – was insbesondere bei ERP-Lösungen für den Mittelstand ein zentrales Kriterium darstellt.

Das ERP-Programm selbst muss die Geschäftsprozesse möglichst genau abbilden und flexibel bei der Anpassbarkeit sein – auch wenn gilt: Die Prozesse des Unternehmens sollten so weit wie möglich den Standards des ERP-Systems folgen. Individuelle Anpassungen unterbleiben möglichst. Und falls Customizing dennoch einmal unvermeidbar ist, sollte die gewählte ERP-Lösung dieses ohne größere Programmierung ermöglichen und vor allem die Update-Fähigkeit des Systems nicht beeinträchtigen.

Zum Auswahlverfahren eines ERP-Systems gehört deshalb ein vollständiges Lastenheft sowie eine umfangreiche Prozessanalyse. Inzwischen selbstverständlich: Die Branchenspezifika des jeweiligen Unternehmens müssen sich auch in der gewählten Software wiederfinden. Außerdem passen die größten und komplexesten ERP-Lösungen kaum zu mittelständischen Unternehmen, sondern zu zumeist weltweit tätigen Großkonzernen – und umgekehrt.

Unser ERP im Einsatz: Anwenderberichte der GUS ERP – Ausgewählte Beispiele

Mittelstand oder Großkonzern – Wieviel ERP darf’s sein?

Die Größe und die Anzahl der Mitarbeitenden in einem Unternehmen stellen prinzipiell keine Kriterien für die Auswahl eines ERP-Systems dar, denn skalierbar sind praktisch alle heute am Markt verfügbaren Angebote. Dennoch gibt es Lösungen, die entweder zum Mittelstand oder zu Großunternehmen besser passen. Denn am Ende entscheidet die Komplexität einer Lösung über ihre Eignung für die unterschiedlichen Unternehmensgrößen. 

Mittelständische Unternehmen benötigen in der Regel über einen kleineren Funktionsumfang, da auch ihre Geschäftsprozesse tendenziell schlanker sind. Für sie kommen deshalb zumeist bereits branchenspezifische ERP-Lösungen in Frage, die nur ein Geschäftsfeld adressieren, dieses aber umfassend und detailliert. Generell ist es für den Mittelstand wichtiger, möglichst maßgeschneiderte Systeme einzusetzen, die alle wichtigen Branchenspezifika abdecken, denn die IT-Abteilungen bei KMUs sind in der Regel klein und würden bei größeren Systemanpassungen schnell an ihre Grenzen stoßen. 

Natürlich spielt auch der Preis gerade bei kleineren Unternehmen eine größere Rolle. Je schlanker und branchenspezifischer eine ERP-Lösung ist, umso besser fällt auch ihr Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Insbesondere mittelständische Unternehmen sollten daher spezialisierte Branchenlösungen in Betracht ziehen, die in der Regel günstiger als Komplettlösungen sind. Auch die Entscheidung zwischen On-premise- und Cloud-Lösungen beeinflussen die Gesamtkosten. Cloud-ERP-Systeme bieten hier den Vorteil, dass die Kunden keine zusätzliche Hardware oder andere Ressourcen wie zum Beispiel IT-Spezialisten für den Betrieb benötigen.

Worauf mittelständische Kunden zudem großen Wert legen, ist, dass sie mit den Fachkräften des ERP-Anbieters auf Augenhöhe kommunizieren und zusammenarbeiten. Dies beinhaltet sowohl das Branchen-Know-how als auch den mittelständischen „Mindset“ aufseiten der ERP-Hersteller. Dies bedeutet vor allem auch: Es stehen durchgängig feste Ansprechpartner zur Verfügung, wenn notwendig auch direkt vor Ort.

On-premise-, Hybrid- oder Cloud-ERP?

In vielen der heutigen Geschäftsszenarien gibt die digitale Vernetzung über Unternehmensgrenzen hinaus den Takt an. Zudem werden heute zum Beispiel viele KI- oder IoT-Lösungen nur noch in Form von Cloud-Services angeboten. Um auf diese datenbasierten Cloud-Services zugreifen zu können, benötigen ERP-Systeme moderne Technologien und offene Schnittstellen, die eine sichere Vernetzung über Systemgrenzen hinweg gewährleisten.

ERP-Anbieter müssen deshalb sicherstellen, dass ihre Systeme neue technogische Standards wie zum Beispiel REST (Representational State Transfer) unterstützen. Denn wer seine bestehende Systemlandschaft optimal integrieren möchte, benötigt Anbindungen zwischen einer oder mehrere Cloud-Plattformen und bestehenden On-Premise-Installationen.

Für ERP-Systeme sind hybride Architekturen der Königsweg. Mit ihnen kann das ERP-Kernsystem inhouse auf eigenen Servern oder in einer (privaten) Cloud laufen und gezielt um zusätzliche Cloud-Services angereichert werden. Zusätzlich können einzelne ERP-Services (wie Verfügbarkeitsauskunft oder Auftragserfassung) in digitale Plattformen für Geschäftspartner integriert werden. Mithilfe des hybriden Ansatzes behalten Anwenderunternehmen einerseits die volle Kontrolle über ihre Daten und die IT-seitige Abbildung Ihrer Kernprozesse. Andererseits bietet ihnen die Vernetzung der bestehenden IT-Landschaft mit externen Partnern und Systemen die Vorteile beider Welten – vor allem Skalierbarkeit, Flexibilität, Datenschutz, Sicherheit und eine einfache Öffnung zu Drittsystemen.

OnPremise

Eine lokale ERP-Installation auf eigenen Unternehmens-Servern bietet:

  • hohen Investitionsschutz
  • volle Plattformunabhängigkeit
  • ist immer auf dem neusten Stand durch regelmäßige Updates aus der Cloud

Hybrid

Eine Kombination aus Cloud-ERP-Lösung und lokaler Installation bietet:

  • reibungslose Vernetzung
  • externen Zugriff und Bereitstellung von Services über die Cloud

Cloud / SaaS

Ein Betrieb der ERP-Lösung in der Cloud bietet:

  • geringer/kein Administrationsaufwand
  • keine zusätzlichen Investitionen in Hardware und Software
  • flexibel und skalierbar
  • Zugriff jederzeit von jedem Ort aus
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Aktuelles

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Standardisiert und branchenspezifisch zugleich

Auf einzelne Branchen ausgerichtete ERP-Lösungen bringen beides unter einen Hut: branchenübergreifend standardisierte Geschäftsprozesse und Spezialfunktionen für den jeweiligen Wirtschaftszweig. Vor allem strenge Gesetzesauflagen, Branchenregularien und Zertifizierungsanforderungen stellen Unternehmen und deren IT-Systeme vor große Herausforderungen – zumal sich gesetzliche und branchenbezogene Vorgaben und Regularien länderspezifisch unterscheiden und sich häufig ändern.

Idealerweise decken ERP-Branchenlösungen bereits im allgemeinen Standard einen großen Teil branchenspezifischer Anforderungen ab – Beispiele sind wichtige Regulatorien wie zum Beispiel GAMP 5 oder GxP. Neben diesen bereits vorimplementierten Funktionen und Anforderungen kommt einem integrierten Workflow-Management eine wichtige Rolle zu – nämlich Geschäftsprozesse zumeist mit einem grafischen Designer zu modellieren und diese Abläufe dokumentiert und flexibel zu steuern. So stellt das System sicher, dass in Geschäftsprozessen nach den aktuell gültigen Standard Operating Procedures verfahren wird.

Vorkonfigurierte und standardisierte Prozesse und Teilprozesse lassen sich so mithilfe des Workflow-Managers in wenigen Schritten zu einem Gesamtprozess zusammenstellen und auch vollständig individualisieren. Insofern ERP-Lösungen hier mit Parametrisierung statt Programmierung arbeiten, können die Fachabteilungen ihre branchenspezifischen Abläufe in der Regel ganz ohne IT-Unterstützung erstellen.

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ERP-integrierte Buchhaltung

Finanzbuchhaltungs-(Fibu-)Systeme sind in vielen Fällen auf die Daten der jeweils eingesetzten ERP-Lösung angewiesen. In der Regel und am einfachsten ermöglichen die jeweiligen Fibu-Lösungen dies über sogenannte REST-Schnittstellen (REST, Representational State Transfer). Denn auf deren Basis können Unternehmen die dabei notwendigen Tabellen selbst aus ihrem ERP befüllen und an die Fibu übergeben.

Durch die Integration in das ERP-System stehen im Rechnungswesen auch die operativen Daten zur Verfügung.

Es sind die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung, die dem Management zeigen, wo ein Unternehmen (wirtschaftlich) steht. Sie ist die zentrale Quelle der kaufmännischen Wahrheit und stellt damit ein wichtiges Element im Mix der eingesetzten Business-Lösungen dar. Aus ihr lassen sich viele zentrale Kennzahlen und Informationen gewinnen, mit deren Hilfe die Unternehmenszahlen aufgeschlüsselt und ein Unternehmen gesteuert werden kann.

Die in der Regel beste Lösung sind diesbezüglich ERP-Systeme, die eine Finanzbuchhaltung bereits integriert haben. Auch eine noch so gute separate Best-Practice-Lösung für die Buchhaltung macht hier wenig Sinn. Doch gibt es immer noch Teilbranchen oder Unternehmensausrichtungen, für die kein übergreifendes und modernes ERP-System existiert, etwa in Teilen der Logistik, für bestimmte Handelsunternehmen besonders im Bereich B2C oder im Verlagswesen oder der Bekleidungsindustrie. Dort verfügen die Firmen oft über sehr individuelle ERP-Lösungen ohne eine bereits integrierte Finanzbuchhaltung. Sie sind deshalb auf eine zusätzliche Lösung angewiesen.

Siegeszug der KI auch in ERP-Lösungen?

ERP-Software wird in Zukunft auch selbstständige Entscheidungen mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) treffen – allerdings immer nur in dem Rahmen, den der Eigentümer oder Nutzer des jeweiligen Systems vorgibt. Der Einsatz von KI beginnt mit Empfehlungen, die noch durch einen menschlichen Entscheider im Rahmen eines Workflows freigegeben werden müssen. Darauf aufbauend wird das ERP-System innerhalb gewisser Parameter und auf Basis der vorliegenden Daten immer häufiger auch selbst entscheiden – zum Beispiel, wenn es um die Reihenfolgeoptimierung von Produktionsaufträgen geht.

So kann KI vor allem beim Automatisieren von Prozessen eine wichtige Rolle spielen. Im ERP-Kontext ist vor allem das maschinelle Lernen (ML) relevant. ERP-Systeme eignen sich für eine solche Nutzung, bieten sie doch die strukturierten Daten, mit denen sich ML-Modelle trainieren lassen – zum Teil angereichert durch externe Informationen wie etwa Markt-, Wetter- oder Social Media-Daten.

Weitere Beispiele für den KI-Einsatz in ERP-Lösungen sind etwa kontext-

abhängige Visualisierung von Daten und Kennzahlen, Steuerung des ERP-Systems durch Sprache, Chatbots, Prognosen und Optimierungsvorschläge für unterschiedliche Unternehmensprozesse in der Produktionsplanung oder bei Artikel-/Chargenbewegungen im Lager.

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Wie sicher sind ERP-Systeme?

Die potenzielle Manipulation von Daten ist ein wesentlicher Faktor, wenn es um die Cyber-Sicherheit von ERP-Lösungen geht. Im schlimmsten Fall können solche Angriffe eine Gefahr für Leib und Leben werden – zum Beispiel, wenn bei einem Pharmahersteller die Wirkstoffmengen für ein Medikament verändert werden. Ein ebenfalls beliebtes Ziel von Hackern sind sensible Unternehmensinformationen, wie Einkaufskonditionen, Rezepturen oder Patente. Geraten diese in falsche Hände, hat das für ein Unternehmen häufig erhebliche wirtschaftliche Folgen. Dasselbe gilt für Störungen oder Unterbrechungen des Produktionsbetriebs.

Allerdings: Derzeit sind direkte Hacker-Angriffe auf ERP-Systeme selten. Wenn überhaupt, nutzen Cyberkriminelle bisher eher Schnittstellen zu externen Anwendungen, um sich unerlaubt Zugang zu verschaffen. Dennoch ist es leichtsinnig, wenn ein Unternehmen einfach davon ausgeht, dass die IT-Abteilung sich schon um die Sicherheit des ERP-Systems kümmert – hinter der Firewall des Unternehmens. Denn viele ältere ERP-Systeme basieren noch auf Technologien, die einen Angriff von innen oder außen vergleichsweise einfach machen. Im Prinzip müssen daher bei ERP-Anwendungen heute die gleichen hohen Sicherheitsstandards gelten wie etwa bei großen E-Commerce-Webseiten.

Mit Blick auf das jeweilige Betriebsmodell einer ERP-Lösung hängt die Sicherheit weniger davon ab, ob das ERP-System etwa in einer Private oder Public Cloud läuft, sondern vielmehr vom Betreiber der jeweiligen Cloud-Lösung. Bei den großen Playern muss man sich um die Sicherheit der Daten in der Regel keine Sorgen machen. Denn die etablierten Anbieter investieren schon seit Jahren sehr viel Geld und Know-how in dieses Thema. Sie bieten daher in ihren Rechenzentren ein Sicherheitsniveau, das für ein Anwenderunternehmen selbst kaum zu erreichen ist.

Gerade kleine und mittelständische Firmen profitieren daher von den Skaleneffekten, wenn sie ihre ERP-Lösung aus der Cloud beziehen, statt sie im eigenen Haus zu betreiben. Ein anderer Aspekt ist jedoch die Sicherheit der ERP-Software selbst. Denn wenn es hier Schwachstellen und Angriffspunkte gibt, nützt auch die sicherste Cloud-Umgebung nichts.

Da viele Angriffe nicht von Hackern, sondern von intern kommen, ist es wichtig, ein klares Rollen- und Nutzer-Berechtigungskonzept zu erstellen und konsequent umzusetzen. Das bedeutet, dass einzelne Anwender wirklich nur die Rechte bekommen sollten, die für ihre tägliche Arbeit erforderlich sind. Dasselbe gilt auch auf Betriebssystem- und Datenbankebene für die System-Administratoren. Unternehmen, die ihre ERP-Systeme nach außen öffnen möchten, beispielsweise um Mitarbeitern das Arbeiten von unterwegs aus zu ermöglichen, sollten zudem auf sichere Zugriffsmethoden und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung achten. Zu empfehlen sind darüber hinaus regelmäßige interne Audits und Security Checks.

Die GUS-OS Suite – ERP-System der Zukunft

Die GUS-OS Suite ist ein workflowbasiertes, prozessorientiertes ERP-System, welches die hohen Anforderungen der Prozessindustrie direkt adressiert. Die ganzheitliche ERP-Softwarelösung basiert auf über 40 Jahren Know-how und Praxiserfahrung vor allem aus den Branchen PharmaMedizintechnik, Chemie, Kosmetik, Nahrungs- und Genussmittel sowie Logistik. Die GUS-OS Suite ist rund um qualitätsorientierte Prozesse entwickelt worden und unterstützt bei der Erfüllung aller regulatorischen Anforderungen.

Mit der GUS-OS Suite lassen sich Unternehmensprozesse ganzheitlich abbilden. Dabei stellt die Lösung die Spezifika des jeweiligen Unternehmens in den Fokus und handelt prozess- statt belegorientiert. Der modulare Aufbau, die flexible Steuerung und die zahlreichen vordefinierten Workflowprozesse unterstützen optimal bei der Orchestrierung von Unternehmensprozessen.

Die GUS-OS Suite stellt alle notwendigen Module zur ganzheitlichen Steuerung der Geschäftsprozesse bereit. Die Module der GUS-OS Suite sind harmonisch aufeinander abgestimmt, so dass die Workflows lückenfrei und ohne Reibungsverluste abgebildet werden können. Die GUS-OS Suite ist zudem flexibel, modular und je nach Bedarf erweiterbar.

Wabe - GUS-OS Suite - GUS ERP

Das Herzstück der Suite ist das Modul GUS-OS ERP: Enterprise Resource Planning. Mit ihm steuern Unternehmen alle betriebswirtschaftlichen Kernprozesse – vom Einkauf über die Produktion bis zum Verkauf und die Distribution, ohne Medienbruch und völlig digital. Im Zusammenspiel mit der voll integrierten Finanzbuchhaltung, einer komplexen Laborlösung für das Qualitätsmanagement sowie Modulen für die Dokumentenverwaltung und Business Analytics werden praktisch alle Aufgabenstellungen im Unternehmen aktiv unterstützt.

Vor dem Hintergrund, dass gerade mittelständische Unternehmen vielfach noch nicht gewillt sind, ihr komplettes ERP-System inklusive aller Daten ins Internet zu stellen, hat GUS ERP den „Digital Hub“ entwickelt. Mit diesem sicheren Service können Nutzer der GUS-OS Suite einzelne Dienste und Funktionen der Software nach außen geben, ohne dabei sensible Stamm- oder Bewegungsdaten aus der Hand zu geben. Die Lösung verbindet auf sichere Art und Weise ausgewählte Daten und Prozesse des ERP-Systems mit Maschinen, mobilen Anwendern, externen IT-Systemen oder Cloud-Services und ermöglicht so ein unternehmensübergreifendes, vernetztes Arbeiten.

Look & Feel unserer ERP-Software

Neugierig auf die GUS-OS Suite? In unserem Look & Feel Video erhalten Sie einen ersten Einblick in das Herzstück unseres ERP-Systems und gewinnen wertvolle Eindrücke über einen branchengerechten Einsatz. 

Häufige Fragen rund um die ERP-Systeme - FAQ

ERP (Enterprise Resource Planning) ist heute in fast allen Unternehmen unverzichtbar. ERP-Lösungen stellen oft das Herzstück der in einem Unternehmen eingesetzten Business-Software dar. Heute gibt es kaum noch eine Branche, für die es keine maßgeschneiderten ERP-Lösungen gibt. Zudem setzen auch immer mehr kleinere und mittelgroße Unternehmen auf ERP als zentrale Drehscheibe für die eigenen Geschäftsprozesse und Daten.

Bei ERP-Unternehmenslösungen spielt zum einen die Unternehmensgröße eine zentrale Rolle und wie gut sich deshalb ein ERP-System skalieren lässt. Ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium ist die Branche, in der ein Unternehmen agiert. Die gewählte ERP-Lösung sollte diese Spezifika abbilden können. Heutige ERP-Standardlösungen weisen in der Regel einen modularen Aufbau mit zahlreichen vordefinierten Workflows auf. Diese müssen sich je nach individuellem Bedarf des Anwenderunternehmens hinzu implementieren lassen.

Die wichtigsten und am häufigsten vorkommenden ERP-Module und -Funktionsbereiche sind Produktion, Einkauf, Qualitätsmanagement, Materialwirtschaft & Logistik, Verkauf & Vertrieb, Finanzen & Buchhaltung, Workflow-Management, Customer Relationship Management (CRM), Dokumentenverwaltung, Controlling, Geschäftsplanung sowie die Vernetzung und Integration mit externen Drittsystemen.

Bei einer ERP-Einführung handelt es sich immer um ein aufwändiges Projekt mit vielen Risiken, das ein Unternehmen auf fast allen Ebenen der Organisation über längere Zeit in Atem hält. Komplexe Allround-Systeme kosten mehr, schlankere Branchen- und Mittelstandslösungen sind kostengünstiger. Es kommt auch immer wieder vor, dass Einführungsprojekte wesentlich länger dauern und mehr kosten als geplant.

Es gilt, organisatorische und kulturelle Faktoren zu berücksichtigen, vor allem die richtige Auswahl und systematische Einbindung von Key Usern. Auch das Unternehmensmanagement muss zumindest anfangs aktiver Teil der Diskussionen sein. Wegen gewachsener Hierarchien, Zuständigkeiten und Rollen führt die Einführung eines neuen ERP-Systems zu Widerständen, denen ein frühzeitig eingesetztes Change-Management entgegenwirkt. Hinzu kommen eine saubere Planung inklusive einer umfassenden Ist-Analyse und Anforderungsdefinition. Nicht zuletzt muss die gewählte ERP-Lösung und ihr Anbieter zum jeweiligen Kundenunternehmen passen. Dazu gehören die Unternehmenskultur, die Arbeitsweisen und die jeweiligen Mitarbeiter.