Veraltete Technologien, aufwändige Wartung, steigende Anpassungsbedarfe – wenn Unternehmen einen ERP-Wechsel in Betracht ziehen, spielen Investitions- und Betriebskosten eine zentrale Rolle. Wie lässt sich im Vorfeld abschätzen, ob sich die Einführung eines neuen ERP-Systems wirtschaftlich sinnvoll ist? Wir stellen Ihnen wichtige Kennzahlen vor, die sowohl Ihre Entscheidung für einen Anbieter als auch die Erfolgsmessung vereinfachen.
ERP-Wechsel: Versteckte Kosten belasten die Erfolgsbilanz
Knapp 50 % der ERP-Projekte überschreiten laut einer Studie von Panorama Consulting ihr geplantes Budget. Warum ist eine realistische Kalkulation so schwierig? Ein Grund: Die Projektkosten setzen sich aus vielen Elementen zusammen und umfassen nicht nur die Lizenz- und Implementierungskosten.
Folgende Elemente sollten Sie immer berücksichtigen:
- Lizenz- oder Abonnementkosten für das neue System (gilt für Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Lösungen)
- Implementierungskosten: Beratung, Konfiguration, Datenmigration
- Aufwände für die Integration mit bestehenden Systemen
- Schulung von Key Usern und Change-Management
- Kosten für intern gebundene Ressourcen (IT, Fachabteilungen u. a.)
- Eventualkosten, zum Beispiel für Nachbesserungen und ungeplante Anpassungen
- Laufende Betriebskosten nach der Einführung
Besonders tückisch sind versteckte Kosten, die durch schlechte Kommunikation im Projektteam, durch Personalausfälle und unvorhergesehene technische Schwierigkeiten entstehen und den Projektfortschritt verzögern. Aber auch eine unsaubere Formulierung der Anforderungen kann sich zu einem unerwünschten Kostentreiber entwickeln, der die Kosten explodieren lässt.
Warum sich ein ERP-Wechsel wirtschaftlich auszahlen kann
Man kann nicht über die Wirtschaftlichkeit eines ERP-Systems sprechen, ohne auch die messbaren Wettbewerbsvorteile in den Blick zu nehmen. Entscheider benötigen konkrete quantifizierbare Angaben, um ihre Investition im Vorher-Nachher-Abgleich zu rechtfertigen.
Qualitative Vorteile
Viele Unternehmen erhalten bereits wenige Wochen nach dem Go-Live positives Feedback aus der Belegschaft zum neuen System: Die Aufgaben lassen sich schneller erledigen, es passieren weniger Fehler, Kunden sind zufriedener.
Damit diese Äußerungen mehr sind als anekdotische Berichte, führen Sie bereits zu Beginn des ERP-Auswahlprozesses Mitarbeiterbefragungen durch. Was sind Probleme, wie steht es um die Zufriedenheit der Mitarbeiter, was sind ihre Wünsche? Arbeiten Sie mit Skalen oder Ratings, um die subjektiven Einschätzungen zu quantifizieren, um nach dem Wechsel im Rahmen einer erneuten Befragung Fortschritte sichtbar machen zu können.
Quantitative Vorteile
Zusätzlich sollten die qualitativen Angaben – wo immer möglich – durch quantitative Messungen unterstützt werden. Nehmen Sie sich vor dem Projektstart Zeit, um auf Basis Ihrer Unternehmensziele für den ERP-Wechsel und ihrer strategischen Prioritäten wichtige Prozesse systematisch zu erfassen. So schaffen Sie eine objektive Grundlage für spätere Erfolgsmessungen. Hier sind beispielhafte KPIs mit monetären Effekten:
- Reduktion von Prozessdurchlaufzeiten und damit Kosteneinsparungen
- Weniger Personaleinsatz und höhere Effizienz durch Prozessautomatisierungen
- Geringerer Schulungsaufwand und weniger Fehler, da Systembrüche entfallen
- Verbesserte Datenqualität und bessere Entscheidungen durch KI-Einsatz
- Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten
Wann wird es Zeit, über einen ERP-Wechsel nachzudenken?
Das sind 5 typische Warnzeichen!
Vier Kernkennzahlen für die Wirtschaftlichkeitsbewertung
Den wirtschaftlichen Vorteilen stehen Investitions- und Betriebskosten gegenüber. Der Return on Investment ist zwar die bekannteste und wohl am häufigsten zitierte Kennzahl zur Bewertung von Investitionen, er allein reicht jedoch nicht aus. Umfassender ist eine Einschätzung anhand mehrerer, sich ergänzender Kennzahlen.
1. Return on Investment (ROI)
Der ROI gibt an, wie profitabel eine Investition ist. Er setzt die Investition ins Verhältnis zu den Gesamtkosten, um den erzielten Gewinn oder Verlust zu beziffern. Wie berechnet man den ROI?
Der Nettonutzen (Einsparungen und Mehreinnahmen – Gesamtkosten) wird durch die Gesamtkosten geteilt und mit 100 multipliziert, um den prozentualen Gewinn oder Verlust der Investition zu ermitteln.
Bei einer erfolgreichen Investition wird schnell ein hoher ROI erreicht. Allerdings hat die Kennzahl einige Schwächen:
- Der ROI basiert auf prognostiziertem Nutzen. Wenn diese Annahmen nicht stimmen, geht der ROI an der Realität vorbei.
- Wird der Zeitpunkt des ROI nicht explizit mitgenannt, ist die Kennzahl nicht aussagekräftig. Ob ein positiver ROI in einem oder fünf Jahren erreicht wird, macht einen gravierenden Unterschied.
- Der ROI berücksichtigt nicht den Zeitwert des Geldes. Ein Euro Einsparung heute ist mehr wert als ein Euro Einsparung in drei Jahren.
2. Kapitalwert (Net Present Value, NPV)
Der Kapitalwert berechnet, wie viel zukünftige Einnahmen bzw. Einsparungen heute wert sind – abgezinst mit dem gewünschten Mindestzinssatz.
Hierbei gilt:
- Zt: erwarteter Cashflow im Jahr t
- r: Kalkulationszins (z. B. 8 %)
- I: Anfangsinvestition
Ein positiver Kapitalwert zeigt eine profitable Investition an, ein negativer zeigt finanziellen Verlust an.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen überlegt, ein neues ERP-System anzuschaffen, um seine Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Investitionskosten betragen 100.000 Euro. Das Unternehmen erwartet, durch Effizienzgewinne mit dem neuen System jährlich 40.000 Euro zu sparen.
Die Einsparungen werden auf die ersten fünf Jahre gerechnet. Das Unternehmen geht von einem Abzinsungssatz von 5 % aus, d. h. der Wert der Einsparungen wird jedes Jahr um 5 % reduziert.
Die Barwerte der so berechneten Einsparungen werden addiert und die Investitionskosten abgezogen. Es ergibt sich gemäß der Formel ein Kapitalwert von 74.140 Euro. Das ERP-System würde in den nächsten fünf Jahren mehr Einsparungen erbringen als es mit 100.000 Euro initial gekostet hat.
Auch der Kapitalwert ist kein ideales Messinstrument:
- Ein falsch gewählter Zinssatz kann das Ergebnis gravierend verzerren.
- Die Amortisationszeit wird nicht berücksichtigt.
- Die Kennzahl gibt nur den absoluten Wertzuwachs an, nicht die Effektivrendite.
3. Interner Zinsfuß (IZF)
Der IRR ist der Zinssatz, bei dem eine Investition genau so viel einbringt, wie sie gekostet hat, d. h. der Kapitalwert genau null ist. Er entspricht der internen Rendite der ERP-Investition.
Um den IZF zu ermitteln, wird geschätzt, wie viel Einnahmen durch eine Investition generiert werden. Anschließend wird der Zinssatz ermittelt, bei dem die Summe der Einnahmen den ursprünglichen Investitionsbetrag genau deckt.
Der Vorteil des IZF gegenüber dem Kapitalwert: Er wird prozentual angegeben und ist damit leicht vergleichbar, unabhängig vom Investitionsvolumen. Der Zeitwert des Geldes ist automatisch berücksichtigt, da sich die Kennzahl aus dem Zahlungsstrom berechnet. Damit ist der IZF robust gegenüber unsicheren Kapitalkosten. Daher wird die Kennzahl häufig in Zusammenschau mit dem Kapitalwert zur Projektbewertung herangezogen.
4. Amortisationszeit
Mithilfe der Amortisationszeit können Unternehmen einschätzen, wie lange es dauert, bis die Einnahmen aus einer Investition die ursprünglichen Kosten decken. Eine kurze Amortisationszeit trägt zur Liquidität von Unternehmen bei und hält sie in der Lage, laufende Kosten zu decken und weitere Investitionen zu tätigen.
Zur Berechnung müssen zukünftige Einnahmen aus der Investition geschätzt werden. Sind die laufenden und eventuelle zusätzliche Kosten von den Einnahmen subtrahiert, werden die Nettogewinne addiert, bis sie die Höhe der Anfangsinvestition erreichen.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen investiert 500.000 Euro in ein neues ERP-System. Der jährliche Einsparnutzen beträgt 125.000 Euro. Die Amortisationszeit liegt demnach bei 4 Jahren.
So einfach die Berechnung in der Theorie ist, in der Praxis gestaltet sich die Prognose oft schwierig. Denn die Einsparungen oder Mehreinnahmen aufgrund eines ERP-Systemwechsels hängen von vielen Faktoren ab.
Typische Stolperfallen bei der Bewertung
Selbst wenn Unternehmen verschiedene Kennzahlen verwenden, um die Profitabilität ihres ERP-Wechsels vorab einzuschätzen: Immer wieder liegen Berechnungen fernab der tatsächlichen Entwicklung. Was sind häufige Fehlerquellen in den Berechnungen?
- Unrealistische Zeitpläne: Der tatsächliche Release findet deutlich später als geplant statt, was zu wesentlich höheren Projektkosten führt.
- Unvollständige Kostenbasis: Betriebskosten und Folgekosten, zum Beispiel durch Schnittstellenprogrammierung, werden nicht berücksichtigt.
- Nicht monetarisierter Nutzen: Qualitative Verbesserungen werden nicht in Zahlen überführt und verzerren damit die Berechnung.
- Fehlende Szenarien: Es wird nur mit einem Zukunftsszenario kalkuliert, Worst-Case- und Best-Case-Szenarien bleiben unberücksichtigt.
Ein weiterer Fehler passiert noch vor jeder Berechnung: Unternehmen bedenken in ihren Überlegungen oft nicht die Kosten eines „Weiter so“. Dabei ist ein Festhalten am Status Quo ebenfalls mit Kosten bzw. sinkender Rentabilität verbunden – sei es aufgrund von steigender Ineffizienz, höherem Wartungs- und Supportaufwand oder entgangenen Skaleneffekten.
Fazit: Fundierte Kalkulation gehört zum Erfolgsfundament
Den Business Value eines neuen ERP-Systems zu bewerten, ist keine triviale Aufgabe – und sie ist mit zu vielen Unsicherheiten verknüpft, als dass sie perfekt gelingen könnte. Doch die Rentabilität eines ERP-Wechsels nur grob zu schätzen, ist fahrlässig. Denn die Investition gehört zu den weitreichendsten, die ein Unternehmen treffen kann.
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit in der Projektvorbereitung und erheben Sie Kennzahlen für die Nutzenmessung. Damit schaffen Sie eine solide Basis, um mithilfe von Kennzahlen wie ROI, NPV, IZF und Amortisationszeit über die Profitabilität eines Wechsels zu entscheiden und verschiedene Angebote faktenbasiert zu vergleichen.
Welchen Business Value können Sie bei einem Wechsle zu GUS-OS erwarten?
Um Ihnen diesen Wert darzustellen, nutzen wir den Value Selling-Ansatz. Mit Hilfe dieser Methode können Ihnen transparent und in Zahlen darstellen, welchen (finanziellen) Vorteil Sie haben, wenn Sie auf die GUS-OS wechseln.