Kein ERP-System existiert in einem Vakuum – Die Anbindung von Dritt- und Speziallösungen ist vor allem in der Prozessindustrie notwendig, um sämtliche Geschäftsprozesse vernetzt und maximal effizient zu steuern. Was sind Stärken und Schwächen gängiger Schnittstellentechnologien? Wie setzen Sie Integrationen am besten um und was sollten Sie bei der ERP-Auswahlprozess berücksichtigen, damit Schnittstellen nicht zur Stolperfalle werden? Die wichtigsten Antworten.
Warum die Bedeutung von ERP-Schnittstellen wächst
Nie war die Zahl von Schnittstellen in Unternehmen höher als heute – vor allem nicht in der Prozessindustrie. Die Gründe dafür sind vielfältig.
Die Zeit monolithischer Software-Lösungen, die alle Geschäftsprozesse abbilden, ist längst vorbei. Zu vielfältig sind die Anforderungen an digitale Systeme. Natürlich decken leistungsstarke ERP-Systeme einen Großteil der Prozesse ab, aber nicht alle. Schnittstellen sorgen dafür, dass Unternehmen von Speziallösungen profitieren, ohne Datensilos zu schaffen. Das ERP-System bleibt das Herzstück der Organisation. Gleichzeitig können Unternehmen flexibel auf Markt- und Technologietrends aufspringen.
Ein anderer Grund für die Zunahme von Schnittstellen: Immer mehr physische Geräte werden mithilfe von IoT-Technologie in digitale Prozesse eingebunden. Schnittstellen braucht es jedoch auch, um die Chancen der Automatisierung auszuschöpfen. Ein Trend, der durch die Evolution künstlicher Intelligenz verstärkt wird. Vom Einkauf bis zum Versand end-to-end optimierte Prozesse sind ohne Verknüpfung verschiedener Systeme nicht zu realisieren.
Typische Anwendungen, die an ein ERP-System angebunden werden
In der Prozessindustrie nutzen Unternehmen diverse Fachsysteme in Kombination mit einem ERP-System.
Die Zahl variiert je nach ERP-System und individuellen Anforderungen. Denn oft sind in integrierte Module nicht leistungsstark genug, um fortgeschrittene fachliche Anforderungen zu erfüllen. Typische Lösungen, die über Schnittstellen an das ERP-System angebunden werden:
- LIMS (Labor-Informations- und Managementsysteme)
- MES (Manufacturing Execution Systems)
- PLS (Prozessleitsysteme)
- Waagensysteme / Betriebsdatenerfassung (BDE)
- CRM-Systeme
- Online-Shops / Kundenportale
- EHS-/Gefahrstoffsysteme
- Finanzsysteme / BI-Tools
5 Arten von ERP-Schnittstellen – ihre Stärken und Schwächen
Damit Drittanbieter-Lösungen fehlerfrei mit dem ERP-System kommunizieren können, müssen sie über Schnittstellen angebunden werden. Grundsätzlich gilt: Je standardisierter die Schnittstelle, desto einfacher die Integration.
- Dateibasierte Schnittstellen (CSV, XML, Excel)
Dateischnittstellen sind einfach umzusetzen, benötigen keine komplexe Infrastruktur und lassen sich schnell mit bestehenden Systemen verbinden. Damit sind sie ideal für überschaubare Datenmengen oder einmalige Importe. Allerdings arbeiten die Schnittstellen nicht in Echtzeit und unterstützen keine Automatisierungen. Sie sind durch das manuelle Eingreifen fehleranfällig und kommen bei wachsendem Datenvolumen schnell an ihre Grenzen. - Direktdatenbanken (ODBC/JDBC)
Mit einem Direktzugriff auf Datenbanktabellen lässt sich ein performanter Datenaustausch in Echtzeit realisieren. Automatisierungen sind aber nur eingeschränkt möglich. Zudem besteht eine starke Abhängigkeit von der internen Datenlogik. Der offene Zugriff auf produktive Datenbanken schafft zudem Sicherheitsrisiken. Diese Art von Schnittstelle wird meist nur verwendet, wenn ein Legacy-System API-Zugriffe nicht unterstützt oder interne Anwendungen reinen Lesezugriff benötigen. - Standardisierte Protokolle (EDI, OPC UA, BAPI)
Bewährte Standards ermöglichen einen stabilen, automatisierten Datenaustausch mit Systemen und Maschinen. Die Einrichtung ist oft komplex und benötigt, vor allem bei der Verbindung zu Anwendungen von Partnern, eine genaue Abstimmung der Formate und Inhalte. Branchenspezifische Sonderfälle erfordern in der Regel zusätzlichen Anpassungsaufwand. - APIs (REST, SOAP)
APIs sind der De-facto-Standard für moderne Schnittstellen. Sie sind modular, flexibel und ermöglichen den sicheren, strukturierten Datenaustausch in Echtzeit. Eine perfekte Lösung für vernetzte IT-Landschaften, die Wert auf hohe Skalierbarkeit legen. Ein Nachteil von APIs: Der Umgang erfordert technisches Know-how und kontinuierliche Pflege, damit die Integration dauerhaft stabil und sicher funktioniert. - Middleware
Wenn nicht nur zwei, sondern mehrere Systeme miteinander vernetzt und zentral überwacht werden sollen, kommt Middleware zum Einsatz. Die Lösungen sind ideal, um Transparenz und Übersicht in heterogenen Systemlandschaften zu wahren und weiterhin leicht skalieren zu können. Allerdings ist ihre Einführung kostenintensiv und ohne klare Governance droht die Nachvollziehbarkeit verloren zu gehen – ein Sicherheitsrisiko.
Schnittstellen in der ERP-Auswahl: Was Sie bedenken sollten
Bei der ERP-Auswahl werden Schnittstellentechnologien oft zu wenig berücksichtigt – was bei späteren Integrationsprojekten teuer werden kann. Deshalb:
Dokumentieren Sie Ihre Schnittstellenanforderungen umfassend im Lastenheft. Was nicht bedacht wird, kann die Kosten für spätere Integrationen in die Höhe treiben.
Fragen Sie in Anbietergesprächen gezielt, wie gängige Anwendungen integriert werden. Im besten Fall können Ihnen Hersteller anhand von Kundenbeispielen das Vorgehen für LIMS, MES oder andere Systeme skizzieren.
Lassen Sie sich Integrationen in Live-Demos zeigen. Machen Sie sich selbst ein Bild davon, wie einfach Administratoren Schnittstellen im neuen System verwalten können.
Sprechen Sie mit Referenzkunden über ihre Schnittstellenerfahrung. Von Praxisherausforderungen erfahren Sie am besten aus erster Hand von Kunden mit ähnlicher Systemlandschaft.
Zukunftsfähige ERP-Systeme sollten immer über offene Schnittstellenarchitekturen und Standard-Konnektoren verfügen. Damit ist eine solide Basis für flexible Integrationen gelegt.
Best Practices für die Integration von Drittanwendungen
Wenn Sie nach einem ERP-Wechsel Ihr Schnittstellenmanagement neu aufsetzen, binden Sie IT und Fachbereiche ein. Damit können Sie fachliche und technische Aspekte bei der Schnittstellenplanung berücksichtigen. Orientieren Sie sich an folgendem Leitfaden:
- Prozesse zuerst denken, Technik danach: Schnittstellen sollten nicht einfach Daten kopieren, sondern mit dem Gedanken der Prozessoptimierung eingerichtet werden. Er bestimmt die Art der Schnittstelle und des Datentransfers.
- Saubere Datenmodelle definieren: Arbeiten Sie mit einheitlichen Begriffen und Datenformaten, um Missverständnisse in der Schnittstellenverwaltung zu vermeiden und eine reibungslose Kommunikation der Systeme zu gewährleisten.
- Zentrale Integrationsplattform aufbauen: Implementieren Sie eine Middleware als Plattform für die transparente und vereinfache Administration und Wartung.
- Monitoring einplanen: Überwachsen Sie die Datenflüsse automatisiert, um Fehler frühzeitig zu erkennen und beheben zu können.
- Versionsmanagement und Update-Strategien berücksichtigen: Schnittstellen müssen auch nach Software-Updates stabil bleiben. Achten Sie daher auf Dokumentation, Versionierung und Rückwärtskompatibilität.
Praxisbeispiel: Neue Schnittstellenarchitektur optimiert Online-Vertrieb
Unsere Kunden Dr. Grandel GmbH nutzte den ERP-Wechsel, um seine ERP-Schnittstellenstrategie zu modernisieren. Der Hersteller von Kosmetik und Nahrungsergänzungsmitteln arbeitet mit diversen Subsystemen. Ein Hauptziel war es, die Bestell- und Lieferprozesse im Online-Shop zu optimieren.
Dr. Grandel entschied sich, einen zentralen Integrationshub einzurichten, in dem das ERP-System die führende Rolle einnimmt. Die Datenflüsse werden jetzt über offene REST-APIs gesteuert. Produktstammdaten werden direkt vom PIM-System aus dem ERP-System gezogen und mit marketingrelevanten Daten angereichert im Online-Shop ausgespielt. Der Shop greift teilweise auch direkt auf das ERP zurück, um kundenspezifische Preise zu berechnen und Rabatte zu ermitteln. Bestellungen aus dem Shop werden automatisch an das ERP-System geleitet, aus dem die komplette Auftragsbearbeitung und der Versand erfolgen.
Das Ergebnis der neuen Architektur: weniger Pflegeaufwand für den Online-Shop, weniger Fehler in Produktbeschreibungen, schnellere Auslieferungen – und damit eine bessere Customer Experience. Die Zahl der Online-Bestellungen konnte deutlich erhöht werden.
Was zeichnet eine zukunftsfähige ERP-Schnittstellenstrategie aus?
Moderne IT-Infrastrukturen müssen digitale Agilität unterstützen. Angesichts der hohen Marktdynamik und schnellen technologischen Entwicklung sind einfache Integrationsoptionen ein Muss. Ob über offene APIs oder vorkonfigurierte Konnektoren, moderne Schnittstellen stärken die Flexibilität eines Unternehmens und zahlen direkt auf seine Innovationsfähigkeit ein.
Zukunftsfähige ERP-Lösungen sollten mindestens API-first entwickelt sein. Dass die Schnittstellen von Beginn an als zentrale Bausteine der Architektur eingeplant waren, vereinfacht die Integration mit anderen Anwendungen.
KI-basierte Integrationstools können den Anbindungsaufwand deutlich senken. Und je nach Komplexität der Systeme bieten sich auch No-Code- und Low-Code-Tools an, die Fachanwender in die Lage versetzen, Prozesse eigenständig zu optimieren.
Schnittstellen im GUS-OS ERP
GUS-OS bietet nicht nur offene, dokumentierte Schnittstellen. Mit dem MACH-Ansatz haben wir die Flexibilität unseres ERP-Systems maximiert: Denn es besteht aus Microservices, nutzt offene APIs, ist eine Cloud-Lösung und verwaltet Content nach dem Headless-Ansatz. Damit können Unternehmen veränderte Anforderungen schnell und souverän umsetzen.
Wir beraten unsere Kunden proaktiv, wie sie ihre ERP- und Middleware-Architektur (GUS Digital Hub) optimal auf ihre Ziele ausrichten. Eine Schnittstellenstrategie sollte mit langfristiger Perspektive gestaltet werden – am besten bereits bei der ERP-Auswahl. Denn richtig umgesetzt, kann sie das Unternehmenswachstum signifikant vereinfachen.
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