Mit ein paar Workarounds funktioniert alles? Veraltete ERP-Lösungen kosten Unternehmen mehr als ein paar Effizienzpunkte. Mit jedem Jahr wachsen die Risiken und entwickeln sich die Systeme – zunächst ganz unbemerkt – vom Rückgrat zur Achillesferse. Wir stellen die größten Risiken von Legacy-ERP vor, damit Sie kritisch einschätzen können, ob ein ERP-Wechsel für Ihre Organisation angeraten ist.
Risiko 1: Support-Ende – keine Hilfe mehr vom Hersteller
Ein ERP-System ist spätestens dann veraltet, wenn der Hersteller die Weiterentwicklung des Produkts und seinen offiziellen Support einstellt. Eine kostenfreie Hotline, schnelle Bugfixes und automatische Sicherheitsupdates gehören dann der Vergangenheit an. Unternehmen stehen mit ihren technischen Problemen allein da. Sie müssen die reibungslose Funktion und Sicherheit ihres Systems in Zukunft selbst verantworten.
Interne IT-Abteilungen sind selten in der Lage, ERP-Systeme umfassend mitzubetreuen. Unternehmen müssen daher meist auf externe Dienstleister zurückgreifen, sodass Zusatzkosten anfallen. Vor allem im Umgang mit neu veröffentlichten Schwachstellen ist schnelles Handeln gefragt, was in der Konstellation eine Herausforderung darstellen und zu einem kritischen Sicherheitsrisiko werden kann.
Risiko 2: Vulnerabilität für Cyberkriminalität
Veraltete ERP-Systeme rücken Unternehmen in das Visier von Cyberkriminellen: Denn auch Hacker wissen, dass diese ohne Hersteller-Support selten eine optimale Datensicherheit erreichen und in den Anwendungen zentrale Unternehmens- und Kundendaten gebündelt liegen.
Wie hoch ist das Risiko für Unternehmen, Opfer eines Angriffs zu werden? Laut BSI-Report wurden 2023 täglich 309.000 neue Schadprogramm-Varianten entdeckt, ein historischer Rekord. Cyberkriminelle arbeiten täglich an neuen Angriffsmethoden, um gezielt ERP-Daten abzugreifen oder Produktionsprozesse lahmzulegen.
Risiko 3: Produktivitätseinbußen
Viele ERP-Systeme wurden über die Jahre individuell angepasst und erweitert – und haben sich immer weiter vom Standard entfernt. Die Folge: Prozesse wurden instabiler, langsamer und fehleranfälliger. Es häufen sich technische Probleme, die Fertigungs- und Entscheidungsprozesse verzögern und die Lieferzeiten verlängern. Die Kundenerfahrung leidet und damit auch die Wettbewerbsstärke des Unternehmens.
IT-Mitarbeiter verbringen immer mehr Zeit mit Troubleshooting und der Integration von Workarounds, damit neue Anforderungen im alten System noch abgebildet werden können. All das kostet wertvolle Arbeitszeit, die für strategische Zukunftsarbeit fehlt, womit wir zum vierten Risiko kommen.
Risiko 4: Sinkende Innovations- und Anschlussfähigkeit
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz, Automatisierung und Cloud-Technologien verbessert die Leistungsfähigkeit von ERP-Systemen massiv. Wer auf veraltete Anwendungen setzt, kann von diesen Innovationen nicht profitieren. Sie fehlen nicht nur in der ERP-Lösung selbst, auch das Zusammenspiel mit anderen modernen Geschäftsanwendungen, wird durch das Technologie-Gap immer schwieriger.
ERP-Systeme gehörten seit jeher zu den wichtigsten digitalen Anwendungen in Organisationen, doch laut Deloittes „The Future of ERP“-Studie nimmt ihre Bedeutung zu. Mehr als die Hälfte der Befragten sind überzeugt, dass sich intelligente ERP-Systeme bis 2030 zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil entwickelt haben werden.
Risiko 5: Compliance-Risiken
Die regulatorische Dynamik wächst seit Jahren. Neue Vorgaben, wie der EU AI Act, die CSRD oder das Lieferkettengesetz kommen hinzu, bestehende Vorschriften werden aktualisiert. Die Umsetzung verlangt ein hohes Maß an Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit und betrifft in vielen Fällen das ERP-System. Doch alte Systeme können die neuen Anforderungen selten im Standard erfüllen: Es fehlen zum Beispiel verschlüsselte Schnittstellen, granulare Zugriffskontrollen oder moderne Protokollierungsfunktionen.
Wenn Unternehmen Compliance ernst nehmen, müssen sie das Fundament ihrer Prozesse modernisieren, allen voran das ERP-System. Andernfalls drohen Vorschriften, etwa zu Archivierung oder Datenschutz, nicht lückenlos umgesetzt zu werden. Mit potenziell gravierenden Folgen. Bußgelder in Millionenhöhe, Rechtsstreitigkeiten und ein massiver Imageverlust können vor allem im Mittelstand existenzbedrohend sein.
Risiko 6: Schwindende Expertise
Je älter ERP-Systeme sind, desto schwieriger wird es, Experten zu finden, die sich mit der Technologie im Detail auskennen und Probleme lösen können. Das gilt besonders nach Auslaufen des Hersteller-Supports. Externe Dienstleister spezialisieren sich tendenziell auf aktuelle Systeme, doch auch intern wird benötigtes Wissen häufig rar. Oft durchdringen nach einigen Jahren nur noch einzelne, langjährige Mitarbeitende die Anwendung. Wenn sie das Unternehmen verlassen, bricht wertvolles Know-how weg.
Die Folge: Fehlerbehebungen dauern (noch) länger und Anpassungen werden (noch) teurer, wenn sich neue Mitarbeitende oder Dienstleister einarbeiten müssen. Gleichzeitig verliert das Unternehmen an Attraktivität für IT-Fachkräfte, die sich nicht mit Legacy-Technologien, sondern mit Zukunftstechnologien befassen möchten. Spätestens jetzt rückt ein ERP-Wechsel auf der Agenda des Unternehmens nach oben.
Risiko 7: Steigende Modernisierungskosten
Viele Unternehmen schieben den ERP-Wechsel so lange wie möglich hinaus. Ein häufiger Grund sind knappe Budgets und das Ziel, die Investition bestmöglich zu amortisieren. Doch die vermeintliche Ersparnis mit jedem Jahr des „Weiter so“ entpuppt sich oft als Blase. Denn je älter das ERP-System, desto komplexer wird die Ablösung.
Und kommt es doch zu einem Notfall, etwa durch einen schwerwiegenden Ausfall oder Sicherheitsvorfall, muss die Umstellung dann hektisch erfolgen. Das bedeutet: höhere Kosten, mehr Stress für die Mitarbeitenden und ein erhöhtes Risiko für Projektfehlschläge. Mit einer rechtzeitigen Planung sichern Unternehmen einen geordneten Übergang. Sie reduzieren Projektkosten und profitiert schneller von den Vorteilen eines modernen ERP-Systems.
Welche Vorteile bieten moderne, zukunftsfähige ERP-Systeme?
ERP-Systeme sind nicht nur Verwaltungswerkzeuge, sondern Treiber des Unternehmenserfolgs. Sie haben entscheidenden Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Zukunftsfähige Lösungen bieten Unternehmen Sicherheit, verbessern die Effizienz und beflügeln die Wertschöpfung. Nicht nur heute, sondern auf viele Jahre.
Die wichtigsten Merkmale im Überblick:
- Flexible Betriebsmodelle: Ein neues ERP-System sollte einen Betrieb On-Premises, hybrid oder vollständig in der Cloud ermöglichen. Die Zukunft geht klar zu Cloud-ERPs, da sie kosteneffizient und leicht skalierbar sind und ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen.
- Modularität und Erweiterbarkeit: Sie zahlen nur für Funktionen, die Sie benötigen und können bei Bedarf kostenschonend zusätzliche Module ergänzen. Im Vergleich zu monolithischen Strukturen vereinfacht der modulare Aufbau zudem die Integration und Wartung im laufenden Betrieb.
- Kontinuierliche Updates und Cloud-Sicherheit: Sie erhalten automatisch Funktions- und Sicherheitsupdates, sodass Ihre Systeme hochverfügbar arbeiten und optimal vor neuen Cyberbedrohungen geschützt sind. Im Idealfall haben Sie Einfluss auf das Timing der Updates, um Betriebsprozesse nicht zu stören.
- Automatisierung und KI: Moderne ERP-Systeme unterstützen oder integrieren KI-Funktionen, die Prozesse beschleunigen, Fehler reduzieren und Anwender helfen, schneller zu besseren Entscheidungen zu gelangen.
- Zentrale Datenplattform: Alle Abteilungen arbeiten mit denselben Informationen und haben Zugriff auf Echtzeitdaten. Datensilos und redundante Datenhaltung gehören der Vergangenheit an – Missverständnisse und Doppelarbeiten entfallen.
- Prozessorientierte Workflows: Moderne ERP-Systeme bilden Abläufe so ab, wie sie tatsächlich im Unternehmensalltag stattfinden, ganzheitlich und ohne starre Modulgrenzen. So werden digitale Prozesse noch präziser.
- Branchenspezifische Standards: Wenn Sie jetzt umsteigen, entscheidend Sie sich für eine ERP-Lösung, die essenzielle Funktionen Ihrer Branche im Standard unterstützt und sie auch bei Aktualisierungen berücksichtigen wird.
Eine ERP-Modernisierung ist aufwändig, sollte aber gerade deswegen nicht hinausgezögert werden. Je früher Sie sich dem Vorhaben widmen, desto geringer die Komplexität des Projekts und desto zügiger sehen Sie erste Ergebnisse.
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