Workflow Management

Aus den konkretisierten Workflow-Abläufen resultieren die unterschiedlichen Aufgaben für die Anwender, die in rollenbasierten ToDo-Listen zur Bearbeitung bereitgestellt werden. Dabei lassen sich die Prozessketten sowohl rein linear steuern als auch parallel schalten, so dass gleichzeitig an verschiedenen Aufgaben für einen Vorgang gearbeitet werden kann. Die Option der 4-Augen-Prüfung stellt bei sensiblen Freigabe-Aktivitäten sicher, dass unterschiedliche Personen die betreffenden Freigaben durchführen müssen. Bei Bedarf können die Prozess-Schritte mit einer E-Mail-Benachrichtigung versehen werden, so dass auch die Mitarbeiter, die sich selten im ERP-System bewegen, auf ihre ToDos aufmerksam gemacht werden. Geeignete Eskalationsmechanismen sorgen dafür, dass die Anwender eine Erinnerung erhalten, wenn ihre Aufgaben terminlich überfällig werden.

Diverse – vorgangsbezogene – Regiezentren zeigen transparent im Überblick an, in welchem Prozessschritt sich jeder Vorgang (z.B. Kundenauftrag, Reklamation, Bestellung, Prüfplan, Produktentwicklung, Rechnungseingangsbeleg, etc.) des Unternehmens aktuell befindet.

Durch eine Einbeziehung der Checklisten-Funktion können Kontroll- und Freigabe-Schritte mit Prüfpunkten versehen werden, die notwendigerweise bearbeitet werden müssen, um eine Aufgabe im Workflow quittieren zu können. Diese Prüfpunkte lassen sich nach ihrer Art (logische, beurteilende, klassifizierende Prüfungen sowie Erfassung von Messwerten) und ihrem Umfang je nach ihrem Kontext flexibel in entsprechenden Vorlagen definieren. Eine solche Checklisten-Definition kann mit einem Versionsmanagement und entsprechenden Freigaben ausgestattet werden, so dass gewährleistet ist, dass nur mit vorab geprüften Checklisten operativ gearbeitet wird.

Für eine dynamische Anpassung der Workflows zur Laufzeit stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Entscheidungsknoten überlassen dem Anwender die Entscheidung, welche Teilbereiche eines Workflows durchlaufen werden
• Wiederholungen von einzelnen Aktivitäten oder auch ganzen Teilprozessen sind möglich
• Das Einfügen von einzelnen Aktivitäten oder auch ganzen Teilprozessen in einem laufenden Workflowprozess ist ebenso vorgesehen
• Über eine Verknüpfung von Haupt- und Neben-Workflows ist eine hohe Transparenz im Prozess-Ablauf über mehrere Vorgänge (auch aus unterschiedlichen Abteilungen) hinweg gegeben (Beispiel: Verbindung der Workflows von Kundenauftrag und Bestellung im Falle eines Streckengeschäfts).

Die Workflow-Prozesse lassen sich außerdem so konfigurieren, dass eine Messung der Durchlaufzeiten protokolliert wird. Über das KPI-Modul (Key Performance Indikatoren) lassen sich diese Durchlaufzeiten entsprechend monitoren.

Das GUS Workflow Management bildet die ideale Grundlage für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Ihren Unternehmensprozessen. Die intelligente Prozesssteuerung, automatische Eskalationsmechanismen und das KPI-basierte Monitoring schaffen genau die Datenbasis, die KI benötigt, um Muster zu erkennen, Entscheidungen zu unterstützen und Prozesse kontinuierlich zu optimieren.