So gelingt die Einführung mit einem ERP-Partner
Ihre Entscheidung für ein neues ERP-System ist gefallen? Dann wartet jetzt die eigentliche Herausforderung: Die ERP-Implementierung. Gerade in der Prozessindustrie mit komplexen Anforderungen an das digitale System, ist das Einführungsprojekt kein Selbstläufer. Wir haben Best Practices und Tipps zusammengestellt, mit denen Sie typische Fehler vermeiden und Ihr Projekt sicher über die Ziellinie bringen.
Laut einer McKinsey-Studie erreichen nur rund 31% der Transformationsprojekte in Unternehmen ihre Ziele vollständig. Die Gründe sind vielfältig. Sie reichen von Fehlern in der ERP-Auswahl über unklare Verantwortlichkeiten bis zu Schwächen im Wissenstransfer. Die gute Nachricht: Mit einem starken ERP-Partner an Ihrer Seite und einem methodischen Einführungsablauf lassen sich diese Risiken minimieren.
Hinweis: Wenn Sie sich noch nicht für eine neue ERP-Lösung entschieden haben, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel „ERP-Auswahl in der Prozessindustrie – In 7 Schritten zu passenden ERP-System“.
Welche Implementierungsmethodik wählen?
Zunächst müssen Sie eine Methodik für die ERP-Implementierung wählen. Drei Ansätze stehen zur Wahl:
- Wasserfallmodell: Das Vorgehen ist streng sequenziell organisiert. Analyse, Design, Implementierung, Tests und Rollout erfolgen nacheinander. Geeignet ist das Modell für Projekte, bei denen Anforderungen von Beginn an klar feststehen.
- Agiles Vorgehen: Der Gegenentwurf zum Wasserfallmodell setzt auf ein iteratives Vorgehen in den einzelnen Projektphasen. Änderungswünsche während des Projekts können jederzeit eingebracht und umgesetzt werden. Durch die hohe Dynamik ist das Vorgehen allerdings recht ressourcenintensiv.
- Phasenmodell: Das Projekt wird in feste Etappen unterteilt, zwischen denen aber Raum für Feedback und Optimierungen besteht. So kombinieren Unternehmen die Planungssicherheit des Wasserfallmodells mit den Vorteilen iterative Verbesserungen.
Für Unternehmen der Prozessindustrie ist ein Phasenmodell in den meisten Fällen empfehlenswert, da angesichts von komplexen Geschäftsprozessen Änderungswünsche während des Projekts kaum vermeidbar sind. Sie können zwischen den Phasen kostenschonend berücksichtigt werden.
Das Projektteam aufstellen
Ihr ERP-Partner bringt sein Projektteam ein, das in der Regel aus Projektleitung, Consultants und Entwicklern besteht. Ihr internes Projektteam sollte ebenfalls multidisziplinär aufgestellt sein.
Neben der Projektleitung als zentrale Ansprechperson mit Entscheidungskompetenz beziehen Sie mindestens IT-Verantwortliche und Key User aus den Fachbereichen ein. Die IT-Mitarbeiter steuern das technische Wissen zu Systembetrieb, Schnittstellen und Sicherheit bei, während Key User die Einführung aus Anwenderperspektive begleiten.
Projektaufgaben definieren – wer übernimmt was?
Wenn Sie mit einem erfahrenen ERP-Partner zusammenarbeiten, wird er viele Aufgaben der ERP-Einführung übernehmen. Wichtig ist eine klare Abstimmung, um Missverständnisse zu vermeiden.
Grundsätzlich gilt: Als Unternehmen bringen Sie das Fachwissen und die Prozesskenntnis mit, Ihr ERP-Partner steuert die Systemexpertise und Implementierungserfahrung bei. Nur im Zusammenspiel beider Seiten entsteht ein tragfähiges Ergebnis.
Abhängig von den verfügbaren Ressourcen könnte eine typische Aufgabenverteilung wie folgt aussehen:
| Projektaufgabe | Internes Projektteam | ERP-Partner |
| Prozessanalyse | Analysiert die Ist-Prozesse, liefert Input zu Schwachstellen und Optimierungspotenzial | Moderiert Workshops und bringt Branchen-Best-Practices ein |
| Anforderungsspezifikation | Definiert, was das System leisten soll, und priorisiert Anforderungen | Strukturiert die Anforderungen und prüft auf Umsetzbarkeit |
| Systemkonfiguration | Gibt Feedback auf die Umsetzung und testet Funktionen | Konfiguriert das ERP-System entsprechend den Aufforderungen |
| Schnittstellenmanagement | Stellt Systemdaten bereit, liefert Prozesswissen und Ansprechpartner | Entwickelt Schnittstellen, testet Datenflüsse und übernimmt die Integration |
| Datenmigration | Bereitet Daten auf, prüft Vollständigkeit und Richtigkeit | Unterstützt Mapping, u.a. mit Validierungstools und führt die Migration druch |
| Tests & Abnahme | Erarbeitet Testfälle und führt Fachbereichtests durch | Stellt ein Testsystem bereit, unterstützt bei Testdurchführung und Fehlerbehebung |
| Mitarbeiterschulung | Organisiert Teilnehmer und Termine, übernimmt Schulungen der Fachbereiche | Unterstützt bei der Schulungskonzeption, führt Schulungen von Key Usern durch |
Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
Für die ERP-Implementierung sollten Unternehmen in der mittelständischen Prozessindustrie zwischen 6 bis 12 Monate einplanen. Wie viel Zeit Sie tatsächlich benötigen, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Komplexität der Geschäftsprozesse
- Art und Umfang der Individualisierungen
- Umfang der Datenmigration
- Mitwirkung des Unternehmens
Bedenken Sie bei der Projektplanung, dass sich Urlaubszeiten, Produktionsspitzen und Audittermine auf den Fortschritt auswirken können. Planen Sie ausreichend Pufferzeiten ein, um unvorhergesehene Verzögerungen abfedern zu können.
Vom Feinkonzept zur Systemkonfiguration
Nach der Auswahl des ERP-Systems beginnt mit der Erstellung des Feinkonzepts die inhaltliche Detailarbeit. Ziel ist es, die im Auswahlprozess skizzierten Anforderungen in einen umsetzbaren Bauplan für die Systemkonfiguration zu konkretisieren.
Analysieren und optimieren Sie in Workshops mit Ihrem ERP-Dienstleister die bestehenden Prozesse. Es bringt wenig Mehrwert, Prozesse einfach eins zu eins ins neue System zu übertragen. Nutzen Sie die Expertise Ihres ERP-Partners, um Chancen neuer Technologien wie Detailartikel „Künstliche Intelligenz trifft ERP“ für Prozessoptimierungen und Effizienzgewinne zu identifizieren. Daraus werden Systemanforderungen abgeleitet, die Ihr Dienstleister direkt auf technische Umsetzbarkeit prüfen sollte.
Steht das Feinkonzept und ist es abgestimmt, beginnt die Systemkonfiguration. Hier übernimmt Ihr ERP-Partner die Führung. Stammdatenstrukturen, Workflows, Rollenberechtigungen, Auswertungen und branchenspezifische Module werden nach Ihren Vorgaben eingerichtet.
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg! Definieren Sie feste Review-Termine für einzelne Systemmodule und dokumentieren Sie jedes Abnahmegespräch. So sichern Sie die Umsetzungsqualität – und vermeiden böse Überraschungen beim Test oder Go-live.
Datenmigration: Qualität entscheidet über den Projekterfolg
Die Datenmigration gehört zu den unscheinbaren, aber erfolgskritischen Aufgaben im Rahmen der ERP-Implementierung. Denn das beste System kann sein Potenzial nicht ausspielen, wenn es mit unvollständigen, fehlerhaften oder veralteten Daten arbeitet.
Planen Sie genug Zeit für Datenaufbereitung und Migration ein, besonders, wenn Ihre Datensätze über viele Jahre oder Jahrzehnte gewachsen sind. Beginnen Sie bereits während der Systemkonfiguration mit der Migrationsvorbereitung.
Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem ERP-Partner, welche Daten übernommen, welche bereinigt und welche archiviert werden sollen. Ein bewährtes Vorgehen gliedert die Migration in mehrere Schritte: Testmigrationen, Validierung durch die Fachbereiche und finalem Produktivlauf kurz vor dem Go-live.
Als Unternehmen liegt die Verantwortung für die Datenqualität in der Regel bei Ihnen, doch erfahrene ERP-Partner werden Sie mit Tools, Vorlagen und Validierungsregeln unterstützen.
Testphase: Mehr als nur eine Funktionsüberprüfung
Nach der Systemkonfiguration beginnen die finalen Tests. Wurden zuvor bereits einzelne Funktionen getestet, stehen jetzt ganze Prozessketten im Fokus. Sie werden mit migrierten Daten in praxisnahen Szenarien auf alle Aspekte geprüft, unter anderem Schnittstellen, Rechtevergaben, Benutzerfreundlichkeit und Datenlogik.
Definieren Sie gemeinsam mit den Fachbereichen realistische Testfälle für alle relevanten Abläufe – vom Einkauf über die Produktion und Qualitätskontrolle bis zum Versand. Ein dediziertes Testsystem stellt sicher, dass ohne Risiko geübt und geprüft werden kann.
Tipp: Übertragen Sie Key Usern die Verantwortung für Testabnahmen. Sie kennen die operativen Anforderungen am besten und können Praxistests kompetent bewerten. Strukturierte Protokolle vereinfachen es, Fehler nachzuvollziehen und Verbesserungsvorschläge umzusetzen.
Wissenstransfer: So gelingt der nahtlose Umstieg
Damit ihre Teams möglichst ohne Produktivitätsverluste auf das neue ERP-System umsteigen können, beginnen Sie bereits während der Testphase mit Schulungen. In den meisten Fällen bietet es sich an, ein Multiplikator-System zu nutzen, und zunächst Key User mit dem notwendigen Know-how auszustatten. Diese vermitteln ihr Wissen dann an ihre Kollegen in den Fachbereichen weiter.
Schlüssel für einen effektiven Wissenstransfer sind praxisnahe Schulungen der Endanwender. Im besten Fall arbeiten Sie rollenbasiert und simulieren konkrete Einsatzszenarien im Testsystem.
Mit der richtigen Vorbereitung den Go-live meistern
Gemeinsam mit Ihrem ERP-Partner entsteht schließlich ein Cutover-Plan, in dem Sie die genauen Schritte des Go-lives festlegen: Wer ist wofür verantwortlich? Ein fester Ansprechpartner bei Ihnen und Ihrem ERP-Partner sorgen am Tag des Rollouts dafür, dass unerwartete Herausforderungen schnell gelöst werden.
Ein professioneller ERP-Partner begleitet Sie nach dem Go-live in einer Hypercare-Phase engmaschig beim Start mit dem neuen System. Sie können sich bei Fragen und technischen Problemen an einen persönlichen Ansprechpartner wenden und erhalten unkompliziert und schnell Unterstützung.
Falscher Zeitpunkt! Planen Sie den Go-live so, dass er nicht in Urlaubszeiten oder saisonalen Hochphasen fällt, um Auswirkungen von Problemen zu minimieren. Genauso sollten Go-lives nicht vor Wochenenden und Feiertagen liegen.
Erfolg evaluieren und ausbauen
Nach dem Go-live ist es wichtig, den Erfolg der ERP-Einführung sichtbar zu machen. Ein funktionierendes System ist hierfür nur die Basis. Wirklicher Erfolg zeigt sich in konkreten Verbesserungen im Tagesgeschäft. Mögliche Indikatoren sind:
- Kürzere Prozessdurchlaufzeiten
- Weniger manuelle Nacharbeiten
- Geringere Fehlerquoten
- Positives Benutzerfeedback
Erheben Sie relevante Daten systematisch und vergleichen Sie sie mit Ausgangswerten vor dem ERP-Systemwechsel.
Setzen Sie 4 bis 6 Wochen nach dem Go-live ein Lessons Learned Meeting an. Besprechen Sie gemeinsam mit Projektteam und ERP-Partner, was gut funktioniert hat, wo Nachjustierungen nötig sind und welche Funktionen oder Prozesse gegebenenfalls für eine nächste Entwicklungsstufe der ERP-Systems priorisiert werden sollten.
Die Organisation entscheidet über Erfolg und Misserfolg
Eine ERP-Einführung ist ein anspruchsvolles Projekt, bei dem viele Stolper- und Kostenfallen lauern. Mit einem branchenerfahrenen ERP-Partner, einem realistischen Projektplan und einem engagierten Projektteam schaffen Unternehmen die besten Voraussetzungen, um ihr neues ERP-System effizient und erfolgreich in der Organisation zu verankern – und zügig von den Vorteilen der Transformation zu profitieren.
Ein zukunftsfähiges ERP-System spielt eine Schlüsselrolle in der Prozessindustrie. Unternehmen der Prozessindustrie sind auf neueste Technologie angewiesen, um effizient und rechtssicher produzieren zu können und auch am Standort Deutschland international wettbewerbsfähig zu bleiben.