Verpackungen lassen sich einem Produkt in einem modernen ERP-System als eigenständige Stammdatenobjekte zuordnen, die alle relevanten Eigenschaften, Varianten und regulatorischen Anforderungen strukturiert abbilden. Dabei wird nicht eine einzige Verpackung pro Produkt hinterlegt, sondern ein flexibles Zuordnungsmodell genutzt, das unterschiedliche Verpackungsvarianten für verschiedene Absatzmärkte, Vertriebskanäle und Mengeneinheiten parallel verwaltet. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Praxisfragen rund um Verpackungszuordnung, Variantenmanagement und PPWR-konforme Datenhaltung.
Welche Arten von Verpackungsvarianten können einem Produkt zugeordnet werden?
Einem Produkt können grundsätzlich mehrere Verpackungstypen gleichzeitig zugeordnet werden: Primärverpackungen, die das Produkt direkt umschließen, Sekundärverpackungen wie Faltschachteln oder Umkartons sowie Tertiärverpackungen wie Paletten und Schrumpffolien für den Transport. Darüber hinaus lassen sich Varianten nach Füllmenge, Material, Markt oder Zertifizierungsanforderungen differenzieren.
In der Prozessindustrie, etwa in der Pharma-, Chemie- oder Lebensmittelbranche, ist diese Differenzierung besonders relevant. Ein Wirkstoff kann in einer 500-ml-Flasche für den Industriekunden und gleichzeitig in einer 50-ml-Einheit für den Apothekenmarkt geführt werden. Beide Varianten gehören zum selben Produkt, haben aber unterschiedliche Verpackungsvorschriften, Kennzeichnungsanforderungen und unter Umständen auch unterschiedliche Lieferanten für das Packmittel.
Typische Verpackungsvarianten, die einem Produkt zugeordnet werden, umfassen:
- Mengenbasierte Varianten: unterschiedliche Gebindegrößen desselben Produkts
- Marktspezifische Varianten: Verpackungen mit länderspezifischer Kennzeichnung, Sprache oder Zulassung
- Kanalspezifische Varianten: Retailverpackung versus Großhandelsgebinde versus Direktversandeinheit
- Materialvarianten: Glas, Kunststoff, Verbundmaterial, jeweils mit unterschiedlichen Recyclingeigenschaften
- Regulatorische Varianten: Verpackungen, die spezifischen Normen wie den GMP-Anforderungen in der Pharmabranche oder der PPWR-Verordnung entsprechen müssen
Wie funktioniert die Zuordnung von Verpackungen zu Produkten in einem ERP-System?
Die Zuordnung von Verpackungen zu Produkten erfolgt in einem ERP-System über dedizierte Packmittelstammdaten, die mit dem Produktstamm verknüpft werden. Das Produkt bleibt dabei der übergeordnete Stammdatensatz, dem beliebig viele Verpackungsobjekte als Unterpositionen zugeordnet werden können, ohne den Produktstamm selbst zu verändern.
In der Praxis bedeutet das: Im Produktstamm wird definiert, welche Verpackungsvariante für welchen Verwendungsfall gilt. Diese Zuordnung enthält typischerweise Angaben zu Verpackungstyp, Material, Gewicht, Abmessungen sowie Informationen zu Lieferant und Einkaufskonditionen für das Packmittel. Über Mengeneinheitenumrechnungen wird außerdem gesteuert, wie viele Primäreinheiten in eine Sekundär- oder Tertiärverpackung passen.
Für Unternehmen, die unter die PPWR-Verordnung fallen, ist diese Struktur besonders wichtig. Ab dem 12. August 2026 müssen für jeden Verpackungstyp Konformitätserklärungen bereitgestellt werden, die auf einer vollständigen technischen Dokumentation basieren. Ohne sauber strukturierte Verpackungsstammdaten im ERP lässt sich diese Dokumentation nicht effizient erzeugen. Das ERP-System wird damit zum zentralen Datenfundament für die PPWR-Compliance.
Entscheidend ist dabei die Granularität: Jede Verpackungseinheit sollte über eine eindeutige Identifikation verfügen, die eine Rückverfolgung ermöglicht, so wie es Artikel 15 der PPWR mit der Erzeugeridentifikation über Typen-, Chargen- oder Seriennummern fordert.
Was passiert, wenn sich eine Verpackungsvariante ändert, muss das Produkt neu angelegt werden?
Bei einer Änderung der Verpackungsvariante muss das Produkt in einem gut strukturierten ERP-System nicht neu angelegt werden. Stattdessen wird die betroffene Verpackungsvariante versioniert oder durch eine neue Variante ersetzt, während der Produktstamm bestehen bleibt. Die Änderungshistorie bleibt damit vollständig nachvollziehbar.
In regulierten Branchen ist diese Trennung von Produkt- und Verpackungsstammdaten besonders wichtig. Eine Änderung des Verpackungsmaterials, etwa der Wechsel von Einweg- zu Mehrweggebinden im Zuge der PPWR-Anforderungen, kann erhebliche Auswirkungen auf Konformitätserklärungen, Lieferantendokumentation und Kennzeichnungspflichten haben. All das muss im System nachvollziehbar dokumentiert sein, ohne die Kontinuität des Produktstamms zu unterbrechen.
Praktisch empfiehlt sich folgendes Vorgehen bei Verpackungsänderungen:
- Neue Verpackungsvariante im Packmittelstamm anlegen und vollständig dokumentieren
- Gültigkeitszeitraum der alten Variante schließen und der neuen Variante ein Gültigkeitsdatum zuweisen
- Konformitätserklärung für den neuen Verpackungstyp erstellen und archivieren
- Lieferantendaten für das neue Packmittel einholen und im System hinterlegen
- Betroffene Produktionsaufträge und Vertriebsprozesse auf die neue Variante umstellen
Die PPWR schreibt vor, dass Konformitätserklärungen fünf bis zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Ein ERP-System, das diese Dokumentation direkt verwaltet oder an eine spezialisierte Compliance-Software übergibt, schafft hier erhebliche Effizienzvorteile.
Welche Rolle spielt das Qualitätsmanagement bei der Verpackungszuordnung?
Das Qualitätsmanagement ist bei der Verpackungszuordnung eine zentrale Instanz: Es prüft und gibt Verpackungsvarianten frei, stellt sicher, dass Packmittel die Produktspezifikationen erfüllen, und verantwortet die regulatorische Konformität der Verpackungsdokumentation. Ohne QM-Freigabe sollte keine neue Verpackungsvariante produktiv geschaltet werden.
In der Chemieindustrie beispielsweise müssen Verpackungen für Gefahrstoffe spezifische Prüfanforderungen erfüllen, die im Qualitätsmanagementsystem hinterlegt sind. Das QM definiert dabei Prüfpläne für eingehende Packmittel, legt Toleranzgrenzen für Abmessungen und Materialqualität fest und dokumentiert Abweichungen. Diese Prüfdaten sind zugleich ein wesentlicher Bestandteil der technischen Dokumentation, die die PPWR für jede Verpackung fordert.
Konkret übernimmt das Qualitätsmanagement bei der Verpackungszuordnung folgende Aufgaben:
- Prüfung und Freigabe neuer Packmittel auf Basis definierter Spezifikationen
- Verwaltung von Lieferantenzertifikaten und Prüfberichten als Teil der technischen Dokumentation
- Sicherstellung, dass Kennzeichnungsanforderungen, etwa nach Artikel 15 der PPWR, auf den Verpackungsvarianten korrekt umgesetzt sind
- Steuerung von Änderungsprozessen bei Verpackungsmodifikationen mit vollständiger Audit-Trail-Dokumentation
- Bewertung der Recyclingfähigkeit und Nachhaltigkeitseigenschaften im Rahmen der PPWR-Konformitätsbewertung
Ein integriertes ERP-System, das Qualitätsmanagement und Verpackungsstammdaten in einem System zusammenführt, vermeidet dabei redundante Datenhaltung und stellt sicher, dass QM-Freigaben direkt in den Produktions- und Beschaffungsprozess einfließen.
Wie lassen sich Verpackungsdaten für verschiedene Vertriebskanäle und Märkte verwalten?
Verpackungsdaten für unterschiedliche Vertriebskanäle und Märkte lassen sich im ERP-System über markt- und kanalspezifische Verpackungsvarianten verwalten, die alle demselben Produktstamm zugeordnet bleiben. Das System steuert über Regelwerke, welche Verpackungsvariante für welchen Kunden, welchen Markt oder welchen Lieferweg zum Einsatz kommt.
Für Unternehmen, die Produkte in mehreren EU-Mitgliedstaaten in Verkehr bringen, ist das besonders relevant. Die PPWR gilt zwar EU-weit einheitlich, aber die Konformitätserklärungen müssen in der Landessprache des jeweiligen Mitgliedstaats vorliegen. Zusätzlich können nationale Ergänzungsregelungen wie das deutsche Verpackungsdurchführungsgesetz (VerpackDG), das am 17. Juli 2025 veröffentlicht wurde, weitere Anforderungen stellen. Das ERP-System muss diese Sprachversionen und länderspezifischen Dokumente den jeweiligen Verpackungsvarianten zuordnen können.
Für den Lebensmittelhandel kommen kanalspezifische Anforderungen hinzu: Ein Produkt, das sowohl im Einzelhandel als auch im Foodservice-Bereich vertrieben wird, benötigt unterschiedliche Verpackungsgrößen, unterschiedliche Etikettierungen und gegebenenfalls unterschiedliche Haltbarkeitsangaben. Das ERP-System bildet diese Komplexität ab, indem es Verpackungsvarianten mit Vertriebskanälen, Kundengruppen oder Länderklassen verknüpft.
Wichtige Funktionen für das kanalübergreifende Verpackungsdatenmanagement sind:
- Variantensteuerung nach Kundengruppe oder Vertriebskanal, sodass automatisch die richtige Verpackung für den jeweiligen Auftrag vorgeschlagen wird
- Mehrsprachige Dokumentenverwaltung für Konformitätserklärungen und Kennzeichnungsunterlagen
- Schnittstellen zu Compliance-Systemen, die Verpackungsdaten für PPWR-Meldungen und Herstellerregister aufbereiten
- Automatisierte Lieferantenanfragen, um fehlende Packmitteldaten strukturiert einzuholen, bevor regulatorische Fristen greifen
Wie GUS ERP GmbH bei der PPWR-konformen Verpackungszuordnung unterstützt
Wir bei GUS ERP GmbH unterstützen Unternehmen in der Prozessindustrie dabei, ihre Verpackungsstammdaten strukturiert zu erfassen und PPWR-konform zu verwalten. Mit der GUS-OS Suite und der Integration unserer Partnerlösung Tanso bieten wir einen durchgängigen Prozess, der von der Verpackungserfassung bis zur automatisierten Konformitätserklärung reicht.
Konkret ermöglicht unsere Lösung:
- Zentrale Erfassung aller Verpackungsvarianten im Produktstamm, mit klarer Zuordnung nach Markt, Kanal und Mengeneinheit
- Integration des Qualitätsmanagements in den Verpackungsfreigabeprozess, mit vollständigem Audit Trail
- Automatisierter Datenaustausch mit Tanso über CSV-Export und API, sodass keine doppelte Datenhaltung entsteht
- KI-gestützte Verarbeitung von Lieferantendokumenten, die relevante Daten aus PDFs ausliest und den Verpackungsfeldern zuordnet, mit menschlicher Bestätigung im Loop
- Erstellung von Konformitätserklärungen in den erforderlichen Landessprachen, archivierungssicher und fristgerecht
Angesichts der Bußgelder von bis zu 200.000 Euro, die ab dem 12. Februar 2027 greifen, und des wachsenden Drucks durch Kundenanfragen nach Konformitätsnachweisen empfehlen wir, die Umsetzung jetzt zu starten. Wir helfen Ihnen, Ihre eigene Rolle nach PPWR zu klären, betroffene Verpackungen zu inventarisieren und die Lieferantenkommunikation strukturiert aufzusetzen. Gute ERP-Daten sind dabei die Voraussetzung dafür, dass auch KI-gestützte Analysen im Compliance-Bereich zuverlässig funktionieren. Fordern Sie jetzt eine Demo an und erfahren Sie, wie wir Ihre PPWR-Umsetzung konkret begleiten können.
