RUF hat seine komplette Vertriebssteuerung mit AISsellcom® modernisiert: Mit dem Wechsel in die Cloud und einem direkt in die App integrierten Echtzeit-Reporting sind die rund 36 Außendienstler deutschlandweit schneller, informierter und effizienter im Markt unterwegs.
Seit über 100 Jahren steht RUF für Backfreude: Das Unternehmen aus Quakenbrück zählt mit rund 550 Mitarbeitenden zu den führenden Anbietern von Backmischungen, Backzutaten und Dekoren im deutschen Lebensmitteleinzelhandel. Damit die rund 36 Außendienstler vor Ort in den Märkten ihre Zeit optimal nutzen können, hat RUF gemeinsam mit GUS AIS seine komplette Vertriebssteuerung auf eine neue technologische Basis gestellt.
Die Herausforderung: Eine Software, die nicht mehr zeitgemäß war
RUF arbeitete viele Jahre mit AISsellcom® Windows auf einem eigenen, lokalen Server. Im Tagesgeschäft der Bezirksleiter wurde das zunehmend zum Problem: Die Software reagierte träge, einzelne Eingaben dauerten zu lange, und es kam häufiger zu Abstürzen. Auch die Steuerungsmöglichkeiten bei der Aufgabenerstellung reichten nicht mehr aus, und die Windows-Oberfläche wirkte im Vergleich zu modernen Lösungen schlicht in die Jahre gekommen.
Der eigentliche Anstoß kam allerdings aus einer anderen Richtung: Im Zuge einer CRM-Ausschreibung stellte RUF auch seine Vertriebssteuerungssoftware auf den Prüfstand – parallel wuchs das Außendienstteam deutlich, sodass die bestehenden Prozesse noch einmal genauer betrachtet wurden. Statt die bestehende Lösung lediglich zu aktualisieren, entschied sich RUF nach einer Präsentation von GUS für den vollständigen Wechsel zu AISsellcom® iOS – auch, weil die Optik der Software direkt überzeugte: „Die Bedienoberfläche ist deutlich moderner und funktionaler als zuvor – eine Lösung, mit der man sowohl heute als auch morgen noch gerne arbeitet“, resümiert Klaus-Stephan Gerken, IT-Projektleiter bei RUF.
Das Projekt: Zwei große Umstellungen gleichzeitig – Software und Hardware
Für RUF bedeutete das Projekt nicht nur einen Wechsel der Vertriebssoftware, sondern direkt drei Veränderungen auf einmal: von Windows auf iOS, von On-Premise auf SaaS – und von Laptops auf iPads für das gesamte Außendienstteam.
Den Rahmen dafür steckte ein zweitägiger Workshop am AIS-Standort in Kempten (Allgäu) ab, in dem GUS und RUF gemeinsam alle Anforderungen und Möglichkeiten detailliert durchgingen. Bis zum Go-Live im August standen das AIS-Projektteam und IT-Projektleiter Gerken nahezu täglich in Kontakt. Auch die anschließende Schulung wurde individuell an RUF angepasst: Statt im „einmaligen Frontalunterricht“ für das gesamte RUF-Team wünschte sich RUF die Schulung der 36 Außendienstler in kleinen, regionalen Gruppen – aufgeteilt nach Themen wie Reporting, Besuchsdokumentation, Tourenplanung und allgemeinen iOS und AISsellcom®-Funktionen. Für das AIS-Schulungsteam war dieses Format neu, konnte jedoch genauso überzeugen wie die klassische Schulung im Frontalunterricht und führte zu zufriedenen und optimal geschulten Außendienstmitarbeitern.
„Der Austausch im Vorfeld lief wirklich gut – zwischen Vertrieb, Backoffice, IT und GUS. Hier wurde sehr individuell angepasst und auf unsere Wünsche eingegangen.“
Klaus-Stephan Gerken, IT-Projektleiter, RUF
Im Alltag der Außendienstler steckt seitdem noch ein weiteres neues Werkzeug: ein in AISsellcom® integriertes Scanner-Modul des AIS-Partners Scandit, mit dem Artikel im Markt per Barcode oder QR-Code erfasst werden – statt sie wie bisher händisch einzutippen. Zusätzlich integrierte GUS AIS das AISreporting-Dashboard auf Basis von PowerBI, das Bezirksleitern zentrale Kennzahlen wie Besuchsquote, Distributionsquote und Coverage unmittelbar beim Marktbesuch anzeigt – ganz ohne Wechsel in eine separate Anwendung. Ein zentrales Cockpit für Betreuer und Markt, unkompliziert verfügbar direkt in der App und im Kundenbesuch.
Das Ergebnis: Mehr Tempo im Markt, mehr Transparenz im Team
Der Umstieg lief für RUF deutlich reibungsloser als anfangs befürchtet: Die große Mehrheit des Teams startete direkt produktiv in die neue Arbeitsweise. Vor allem zwei Faktoren sorgen seitdem für deutlich effizientere Kundenbesuche: das Scanner-Modul, mit dem sich Artikel im Markt deutlich schneller erfassen lassen, und die neue, systemgestützte Routenplanung, die Bezirksleitern die effizienteste Reihenfolge ihrer Marktbesuche vorschlägt. Hinzu kommt die spürbar bessere Performance der neuen Software.
„Mit AISsellcom® haben wir einen echten Meilenstein erreicht – modern, effizienter und ein klarer Schritt in die Zukunft.“
Klaus-Stephan Gerken, IT-Projektleiter, RUF
Auch die Vertriebsleitung profitiert: Das AISReporting schafft Transparenz über das gesamte Team und hilft dabei, Teammitglieder gezielt dort zu unterstützen, wo sie es gerade brauchen – etwa mit optimierten Routen oder zusätzlichen Ressourcen. Perspektivisch soll das Cockpit noch weiter ausgebaut werden: Aktuell arbeiten RUF und GUS AIS gemeinsam daran, die ERP-Daten von RUF mit den Vertriebsdaten aus AIS in einem gemeinsamen Reporting zusammenzuführen. So sollen künftig umfassendere, in Echtzeit verfügbare Markteinblicke generiert werden – als Grundlage für noch fundiertere Entscheidungen im Tagesgeschäft.
Für RUF ist das ein weiterer Baustein auf dem eingeschlagenen Weg, den Außendienst konsequent moderner, digitaler und datengetriebener aufzustellen und dabei auch für kommende Anforderungen gut gerüstet zu sein.
