Unternehmen, die Verpackungen in der EU in Verkehr bringen, müssen eine Reihe konkreter Nachweise zentral vorhalten: darunter Konformitätserklärungen für jeden Verpackungstyp, technische Dokumentationen mit quantitativen Belegen sowie Lieferantendaten zur Rückverfolgbarkeit. Diese Pflichten gelten ab dem 12. August 2026 unmittelbar durch die EU-Verpackungsverordnung (PPWR) und betreffen nahezu alle Unternehmen, die Verpackungen in der EU bereitstellen. Der folgende Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Nachweispflichten, Registrierungspflichten und die praktische Umsetzung der PPWR-Anforderungen.
Welche Arten von Verpackungen sind nachweispflichtig?
Grundsätzlich sind alle Verpackungsarten nachweispflichtig, die in der EU in Verkehr gebracht werden. Die PPWR unterscheidet dabei nicht nach Verpackungsgröße oder Materialart, sondern nach der Rolle des Unternehmens in der Lieferkette. Primärverpackungen, Sekundärverpackungen und Transportverpackungen fallen gleichermaßen unter die Verordnung.
Für die Prozessindustrie bedeutet das: Ob Pharmaunternehmen, das Blisterverpackungen für Arzneimittel einsetzt, ein Lebensmittelhersteller mit Folienverpackungen oder ein Chemieunternehmen mit Kunststoffbehältern für Gefahrstoffe, alle müssen ihre Verpackungen systematisch erfassen und bewerten. Entscheidend ist dabei nicht nur das Material, sondern auch die Funktion der Verpackung und die Rolle, die das Unternehmen in Bezug auf diese Verpackung einnimmt.
Besonders relevant für Pharmaunternehmen und Lebensmittelhersteller: Auch Verpackungskomponenten wie Verschlüsse, Etiketten oder Inlays können eigenständig nachweispflichtig sein, wenn sie als eigenständige Verpackungseinheit in Verkehr gebracht werden. Die Abgrenzung erfordert eine sorgfältige Prüfung auf Produktebene.
Welche Unterlagen müssen Unternehmen zentral archivieren?
Unternehmen müssen für jeden Verpackungstyp eine Konformitätserklärung im von der PPWR vorgegebenen Format erstellen und diese zusammen mit einer technischen Dokumentation zentral archivieren. Die Aufbewahrungspflicht beträgt fünf bis zehn Jahre, und die Dokumente müssen in der Landessprache des jeweiligen EU-Mitgliedstaats vorliegen.
Die technische Dokumentation als Anhang zur Konformitätserklärung umfasst zwei Arten von Belegen:
- Quantitative Belege: Prüfergebnisse, Schwermetalldeklarationen, Recyclatanteile und weitere messbare Kennwerte
- Qualitative Beschreibungen: Technische Zeichnungen, Materialspezifikationen und Prozessbeschreibungen
Ein kritischer Punkt in der Praxis ist die Abhängigkeit von Lieferantendaten. Viele dieser Informationen können nur von Verpackungslieferanten bereitgestellt werden, da sie Materialeigenschaften und Herstellungsprozesse betreffen, die außerhalb des eigenen Unternehmens liegen. Frühzeitige Kommunikation mit der Lieferkette ist deshalb keine Option, sondern Voraussetzung für eine rechtzeitige Compliance. Unternehmen sollten außerdem Fallback-Strategien für den Fall entwickeln, dass Lieferanten relevante Daten nicht rechtzeitig bereitstellen.
Wer ist verpflichtet, sich im LUCID-Verpackungsregister zu registrieren?
Zur Registrierung im LUCID-Verpackungsregister der Stiftung Zentrale Stelle Verpackungsregister sind alle Hersteller verpflichtet, die systembeteiligungspflichtige Verpackungen erstmals in Deutschland in Verkehr bringen. Als Hersteller gilt dabei, wer verpackte Produkte unter eigenem Namen oder eigener Marke in der EU bereitstellt, unabhängig davon, ob die Verpackung selbst produziert oder zugekauft wird.
Die PPWR ergänzt diese bestehenden nationalen Pflichten und führt weitere Registrierungsanforderungen ein. Wichtig zu verstehen: Die Rollenbestimmung erfolgt auf Produktebene, nicht auf Unternehmensebene. Ein mittelständisches Unternehmen aus der Chemieindustrie kann für unterschiedliche Produktlinien gleichzeitig als Erzeuger, Importeur und Vertreiber auftreten und muss für jede dieser Rollen die entsprechenden Pflichten erfüllen.
Für Importeure aus Nicht-EU-Ländern gelten eigene Kennzeichnungs- und Erzeugerpflichten. Da die Rollenzuordnung in der Praxis komplex sein kann, empfiehlt sich bei Unsicherheit eine Rücksprache mit dualen Systemanbietern oder der eigenen Rechtsabteilung. Unternehmen aus der Chemieindustrie, die sowohl Eigenprodukte als auch Handelsware vertreiben, sollten die Rollenzuordnung besonders sorgfältig dokumentieren.
Wie werden Verpackungsmengen korrekt ermittelt und gemeldet?
Verpackungsmengen werden auf Basis der tatsächlich in Verkehr gebrachten Verpackungseinheiten ermittelt, aufgeschlüsselt nach Materialart und Verpackungsebene. Die Mengenmeldung erfolgt über die jeweiligen nationalen Herstellerregister und dualen Systeme, in Deutschland über das LUCID-Register, und muss die Jahresmengen nach vorgegebenen Kategorien ausweisen.
In der Praxis stellt die korrekte Mengenermittlung viele Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, weil die relevanten Daten oft über mehrere Systeme verteilt sind: Produktionsdaten im ERP-System, Verpackungsspezifikationen in technischen Dokumenten, Liefermengen im Warenwirtschaftssystem. Eine konsistente Datenbasis ist deshalb die Grundvoraussetzung für belastbare Mengenmeldungen.
Für Unternehmen mit einem breiten Produktportfolio, wie es in der Lebensmittelindustrie häufig der Fall ist, kann die manuelle Erfassung und Berechnung der Verpackungsmengen einen erheblichen Aufwand bedeuten. Automatisierte Prozesse, die Produktionsdaten direkt mit Verpackungsspezifikationen verknüpfen, reduzieren diesen Aufwand deutlich und minimieren gleichzeitig das Fehlerrisiko.
Was passiert bei fehlenden oder unvollständigen Verpackungsnachweisen?
Bei fehlenden oder unvollständigen Verpackungsnachweisen drohen nach dem deutschen Verpackungsgesetz (VerpackG) Bußgelder von bis zu 200.000 Euro. Diese Bußgeldtatbestände greifen ab dem 12. Februar 2027, womit Unternehmen eine Übergangsfrist von rund sechs Monaten nach dem Geltungsbeginn der PPWR am 12. August 2026 haben.
Neben den behördlichen Sanktionen gibt es jedoch einen weiteren, oft unterschätzten Risikofaktor: den Marktdruck. Kundenanfragen nach Konformitätsnachweisen nehmen bereits jetzt massiv zu. Wer keine vollständigen Verpackungsnachweise vorlegen kann, riskiert Lieferunterbrechungen oder den Verlust von Geschäftsbeziehungen, lange bevor behördliche Sanktionen greifen.
Für Unternehmen in regulierten Branchen wie Pharma oder Medizintechnik kommt hinzu, dass fehlende Nachweise auch andere Compliance-Bereiche berühren können. Behörden und Kunden erwarten in diesen Branchen lückenlose Dokumentation als Standard, und Verpackungsnachweise werden zunehmend als Teil der Gesamtqualitätssicherung betrachtet. Ein reaktives Vorgehen, das erst auf Anfragen reagiert, ist unter diesen Bedingungen mit erheblichen operativen Risiken verbunden.
Wie kann ein ERP-System die Verpackungsdokumentation automatisieren?
Ein ERP-System kann die Verpackungsdokumentation automatisieren, indem es Verpackungsdaten zentral erfasst, mit Produktions- und Lieferantendaten verknüpft und daraus automatisch Konformitätserklärungen sowie technische Dokumentationen generiert. Voraussetzung ist eine strukturierte, vollständige Datenbasis, die alle nachweisrelevanten Informationen in einem System zusammenführt.
Konkret ermöglicht ein integriertes ERP-System folgende Automatisierungsschritte:
- Zentrale Verpackungserfassung: Alle Verpackungstypen mit ihren Materialspezifikationen werden im System hinterlegt und mit den jeweiligen Produkten verknüpft
- Automatisierte Lieferantenanfragen: Fehlende Daten werden strukturiert bei Lieferanten angefordert und nach Eingang direkt den richtigen Datenfeldern zugeordnet
- Compliance-Statusbewertung: Das System bewertet kontinuierlich, welche Verpackungen bereits konform dokumentiert sind und wo noch Lücken bestehen
- Dokumentengenerierung: Konformitätserklärungen und technische Dokumentationen werden auf Basis der vorhandenen Daten automatisch erstellt
- Mengenermittlung und Meldung: Verpackungsmengen werden direkt aus den Produktions- und Lieferdaten berechnet
Saubere, strukturierte ERP-Daten sind dabei nicht nur für die PPWR-Compliance entscheidend. Sie bilden auch die Grundlage dafür, dass KI-gestützte Auswertungen überhaupt verlässlich funktionieren, etwa für Bedarfsprognosen oder die Erkennung von Qualitätsmustern in der Produktion. Mehr dazu, wie ein ERP-System Unternehmen KI-ready macht, lässt sich gezielt vertiefen.
Wie GUS ERP GmbH bei der PPWR-Compliance unterstützt
Wir bei GUS ERP GmbH unterstützen Unternehmen in der Prozessindustrie dabei, die Anforderungen der PPWR strukturiert und effizient umzusetzen. In Kooperation mit der Tanso GmbH bieten wir eine integrierte Lösung, die ERP-Daten direkt mit einem spezialisierten PPWR-Compliance-Modul verknüpft.
Was die kombinierte Lösung konkret leistet:
- Zentrale Verpackungserfassung: Das Tanso-PPWR-Modul erfasst das gesamte Verpackungsportfolio und bewertet den Compliance-Status auf Basis der im ERP vorhandenen Daten
- Automatisierte Lieferantenkommunikation: Über ein eigenes Lieferantenportal werden fehlende Daten strukturiert angefordert; eine KI-gestützte Verarbeitung liest Lieferantendokumente automatisch aus und ordnet sie den richtigen Datenfeldern zu
- Keine doppelte Datenhaltung: Der Datenaustausch zwischen GUS ERP und Tanso erfolgt über eine definierte API-Schnittstelle, sodass Daten nur einmal gepflegt werden müssen
- Automatisierte Dokumentengenerierung: Konformitätserklärungen und technische Dokumentationen werden direkt aus dem System heraus erstellt, im gesetzlich vorgeschriebenen Format und in der jeweiligen Landessprache
- Skalierbarkeit: Die Lösung wächst mit den regulatorischen Anforderungen mit und unterstützt neben der PPWR auch weitere Compliance-Themen wie ESG-Berichterstattung und Lieferketten-Compliance
Angesichts des Geltungsbeginns am 12. August 2026 und der Bußgelder von bis zu 200.000 Euro ab Februar 2027 empfehlen wir, jetzt mit der Bestandsaufnahme zu beginnen. Fordern Sie eine Demo an und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen, PPWR-Compliance effizient und zukunftssicher umzusetzen.
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