Die Auswahl eines ERP-Systems gehört zu den strategisch wichtigsten Entscheidungen in einem Unternehmen. Was zwischen Anforderungslisten, Anbieterpräsentationen und Kostenvergleichen oft zu kurz kommt: der Blick auf die Realität. Genau hier setzen Referenzbesuche an – sie leuchten blinde Flecken aus. Wann lohnt sich ein Besuch, wie bereiten Sie sich optimal vor und wie ziehen Sie den größten Mehrwert aus den Terminen?
Warum Referenzbesuche so wertvoll sind
Ein Referenzbesuch bedeutet: Sie sprechen mit einem Unternehmen, das das ERP-System, das Sie gerade evaluieren, bereits im Einsatz hat. Sie verlassen die Theorie und gehen in die Praxis. Jedes Unternehmen profitiert von Referenzbesuchen. Denn sie geben Einblicke, die Ihnen keine Anbieterpräsentation liefert.
Wie läuft das System im täglichen Einsatz? Wie war die Einführung wirklich? Wo hakte es? Offene Gespräche mit Referenzkunden helfen Ihnen, Anbieter-Versprechen einzuordnen und unterstützen Ihre Entscheidungsfindung mit realen Angaben zu Kosten, Service und Zusammenarbeit.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Referenzbesuch?
Referenzbesuche sind mit personellem und zeitlichem Aufwand verbunden. Am sinnvollsten ist es daher, Besuche zu planen, wenn Sie bereits eine Shortlist potenzieller ERP-Kandidaten erstellt haben.
Früher im Auswahlprozess wissen Sie womöglich auch noch nicht, welche Aspekte für Ihre Entscheidung besonders kritisch sind. Sie könnten weniger gezielt Nachfragen stellen und den Besuch nicht optimal nutzen. Der ideale Zeitpunkt ist daher zum Ende Ihres ERP-Auswahl, um den Sieger unter den Top-Kandidaten herauszufiltern.
Den richtigen Referenzkunden auswählen
Wenn Sie einen Referenzkunden anfragen, achten Sie darauf, dass es sich um ein Unternehmen handelt, das mit Ihrem vergleichbar ist. Die besten Einblicke gewinnen Sie bei Firmen der gleichen Branche, ähnlicher Größe und mit ähnliche Geschäftsprozessen. Kurz: bei Wettbewerbern.
Da sich solche Termine in der Praxis nur äußerst selten realisieren lassen, beschränken Sie Ihre Anforderungen auf das Wesentliche. Wenn Sie Kontakt zu Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen und Prozessen erhalten, nutzen Sie diese Chance.
So bereiten Sie sich optimal auf einen Kundenbesuch vor
Ein erfolgreicher Referenzbesuch beginnt mit einer guten Vorbereitung. Gehen Sie mit einer klaren Zielsetzung in die Gespräche: Zu welchen Themen haben Sie offene Fragen? Wann ist der Termin für Sie ein Erfolg?
Neben der Projektleitung sollten nicht nur Vertreter der IT am Besuch teilnehmen, sondern auch Key User der Fachbereiche. Sie können im Idealfall Fachkollegen beim Referenzkunden im Arbeitsalltag über die Schulter schauen und Eindrücke aus erster Hand gewinnen.
Orientieren Sie sich in Gesprächen an einem strukturierten Leitfaden, um nichts Wichtiges zu vergessen. Nehmen Sie sich jedoch die Freiheit, weiterführende und ergänzende Fragen zu stellen, um flexibel auf die Situation reagieren zu können.
Welche Themen gehören in einen Gesprächsleitfaden?
Neben technischen Fragen sollten Sie auch weichere Themen ansprechen. Hier einige Themenfelder, die in Referenzbesuchen üblicherweise auf der Agenda stehen:
Einführung & Projektverlauf
- Wie lange hat das Einführungsprojekt gedauert?
- Wurde das Projekt im geplanten Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen?
- Gab es größere Herausforderungen oder Verzögerungen?
Anpassungen & Flexibilität
- Mussten viele individuelle Anpassungen vorgenommen oder nutzen Sie das System weitgehend im Standard?
- Wie aufwändig waren eventuelle Individualisierungen?
- Wie einfach ist die Integration von Drittanwendungen?
Tagesbetrieb
- Welche ERP-Module verwenden Sie im täglichen Betrieb?
- Wie empfinden Ihre Mitarbeitenden die Bedienbarkeit?
- Wie gut unterstützt das System Ihre Kernprozesse?
- Wie bewerten Sie den Aufwand für den Betrieb?
Zusammenarbeit mit dem Anbieter
- Wie lief die Kommunikation während und nach der Einführung?
- Wie zufrieden sind Sie mit dem Support?
- Wie gut beherrscht der Beratende Ihre Branchenanforderungen ?
- Fühlen Sie sich gut betreut – auch bei Wünschen zur Individualisierung bzw. Weiterentwicklung?
- Wie verlässlich sind Aussagen in der Geschäftsanbahnung: Wurden alle Zusagen bzw. Vereinbarungen gehalten und das Projekt im skizzierten Rahmen realisiert? Kam es zu Nachforderungen?
Nutzen & Lessons Learned
- Welche messbaren/spürbaren Verbesserungen haben Sie durch das ERP-System erzielt?
- Was würden Sie rückblickend anders machen?
- Würden Sie sich heute wieder für den Anbieter und dieses ERP-System entscheiden?
Nachbereitung: Erkenntnisse richtig einordnen
Ein erfolgreicher Referenzbesuch wirkt durch ehrliche, ungeschönte Einblicke. Hat das Unternehmen nur eine polierte Erfolgsstory präsentiert, seien Sie skeptisch. Ein paar Schwierigkeiten gehören zu jedem Projekt dazu und sollten Ihr Vertrauen in die Schilderungen des Kunden stärken.
Besprechen Sie die gesammelten Eindrücke gemeinsam im ERP-Auswahlteam. Welche Aussagen sind besonders relevant? Wo gibt es möglicherweise Warnsignale? Und wie vergleichbar ist die Situation des Referenzunternehmens mit Ihrer eigenen? Lassen Sie die Erkenntnisse in die finale Entscheidung einfließen.
Fazit: Wer fragt, gewinnt
Referenzbesuche sind im ERP-Auswahlprozess keine Pflicht, aber sie bieten eine große Chance. Sie erlauben es Ihnen, hinter die Eigenaussagen von Anbietern zu sehen. Sie erhalten echte, ungeschönte Praxiseinblicke. Mit der richtigen Vorbereitung können sie der entscheidende Faktor in der ERP-Auswahl sein.
Fragen Sie ERP-Hersteller proaktiv nach Kunden, die bereit wären, ihre Erfahrungen zu teilen. Etablierte, vertrauenswürdige Anbieter werden Sie bei der Organisation eines Referenzbesuchs gerne unterstützen. Wir von GUS ERP vermitteln Interessenten regelmäßig Kontakte zu unseren Bestandskunden. Möchten Sie GUS-OS in der Praxis kennenlernen?
