
Am 1. Januar 2025 trat in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft. Unternehmen mĂŒssen seitdem in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu verarbeiten. FĂŒr Anwender der GUS OS-Suite, die bereits auf das aktuelle Release migriert sind, besteht kein Handlungsbedarf. FĂŒr alle anderen bietet die GUS den âE-Invoice-Converterâ an â eine Ăbergangslösung, die die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen gemÀà dem europĂ€ischen Rechnungsstandard EN16931 ermöglicht.
Firmen, die es bisher versĂ€umt haben, sich mit dem Thema E-Rechnung zu beschĂ€ftigen, stehen seit Beginn des Jahres unter Zugzwang. Zwar gelten fĂŒr die komplette Digitalisierung des Rechnungsprozesses noch Ăbergangsfristen, aber speziell zum Empfang elektronischer Rechnungen sind schon heute alle inlĂ€ndischen Unternehmen, Freiberufler und SelbststĂ€ndige verpflichtet. Doch was steckt eigentlich hinter der neuen Norm?
Ăkologischer und effizienter
Die Idee von Bundesregierung und EuropĂ€ischer Union (EU) ist es, kĂŒnftig den gesamten Rechnungsprozess zwischen Unternehmen zu digitalisieren â von der Erstellung ĂŒber den Versand bis hin zu Zahlung und Archivierung. FĂŒr die Firmen hat das den Vorteil, dass Rechnungsdaten nur noch einmal erfasst werden mĂŒssen. MedienbrĂŒche und Papierrechnungen gehören der Vergangenheit an. Die Behörden profitieren ihrerseits, weil standardisierte digitale Rechnungen sich einfach maschinell auswerten lassen und so unter anderem der Umsatzsteuerbetrug deutlich effizienter bekĂ€mpft werden kann.
X-Rechnung oder ZUGFeRD
Damit eine E-Rechnung automatisch verarbeitet werden kann, muss das Format strukturiert sein und in der Auszeichnungssprache XML vorliegen (X-Rechnung im CII- oder UBL-Format). Ebenfalls akzeptiert wird eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei integriert ist (ZUGFeRD). Reine Bilddateien wie TIFF, PNG oder PDF sowie Word-Dokumente oder eingescannte Dokumente sind im Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen kĂŒnftig nicht mehr zulĂ€ssig. EDI-Verfahren können hingegen weiterhin genutzt werden, sofern Sender und EmpfĂ€nger sich explizit darauf einigen und sich die Pflichtangaben einer Rechnung gemÀà den Vorgaben der EN 16931 extrahieren lassen.Â
Fristen im Ăberblick
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026
Unternehmen mit B2B-UmsÀtzen sind verpflichtet E-Rechnungen zu erstellen, zu verarbeiten und zu empfangen. Weiterhin zulÀssig ist der Versand von Papierrechnungen. Rechnungen in anderen elektronischen Formaten sind nur mit Zustimmung des EmpfÀngers erlaubt.
Bis Ende 2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 âŹÂ dĂŒrfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versenden, sofern der EmpfĂ€nger zustimmt.
Eine FristverlĂ€ngerung gilt auĂerdem fĂŒr EDI-Verfahren.
Ab 1. Januar 2028
Die E-Rechnung ist fĂŒr alle Unternehmen mit B2B-UmsĂ€tzen verpflichtend. Andere Formate sind nicht mehr zulĂ€ssig. Der Empfang sonstiger Rechnungen ist nur noch erlaubt, wenn der Absender nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist (z.B. Kleinunternehmer).
E-Invoice Converter als Ăbergangslösung
FĂŒr Anwender, die mit dem aktuellen Release 7.1 der GUS OS-Suite arbeiten, gehört die elektronische Rechnungsabwicklung lĂ€ngst zum Standard. Um jedoch auch Nutzer Ă€lterer Versionen (ab Release 6.2) in die Lage zu versetzen, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen, haben die Entwickler der GUS den E-Invoice Converter entwickelt. Dabei handelt es sich um ein ergĂ€nzendes Software-Paket, das die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen gemÀà dem neuen europĂ€ischen Rechnungsstandard ermöglicht.
Geht eine elektronische Rechnung im CII-, UBL- oder ZUGFeRD-Format ein, wird die Datei zunĂ€chst mit dem KoSIT-Validator ĂŒberprĂŒft. Sind alle Daten korrekt, erstellt der E-Invoice Converter automatisch ein Validierungsprotokoll und legt dieses gemeinsam mit dem Originaldokument im Archiv, bzw. zur Weiterverarbeitung ab. Ist die Rechnung im CII- oder UBL-Format eingegangen, kann der Nutzer sich zusĂ€tzlich eine Ansichtsversion im PDF-Format erstellen lassen. War die Validierung nicht erfolgreich, werden die Dokumente in einem gesonderten Fehlerordner abgelegt.
E-Invoice Converter als Ăbergangslösung
Mit dem E-Invoice Converter sind GUS-Anwender erst einmal auf der sicheren Seite, was die neue Gesetzgebung angeht. Dennoch empfehlen die Experten der GUS, zeitnah auf die aktuelle Version der GUS OS-Suite zu migrieren. Denn mit dem Release 7.1 ist der digitale Rechnungsprozess schon heute RealitÀt. Empfang, Versand sowie viele nachgelagerte Prozesse lassen sich damit digital abbilden.
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