So sichern sich Unternehmen der Prozessindustrie rechtlich ab
Noch behandeln viele Unternehmen die Sanktionslistenprüfung als Randthema. Dabei kann ein einziger Fehler hier schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wann die Sanktionsprüfung für Ihr Unternehmen relevant ist, welche Fallstricke Sie beachten müssen und wie Sie den bürokratischen Prüfaufwand durch Automatisierung minimieren.
Welche Unternehmen sind verpflichtet, Sanktionslisten zu prüfen?
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Sanktionsprüfung nur bei Exporten notwendig ist. Das ist allerdings ein gefährlicher Irrtum: Auch rein inländische Geschäftsbeziehungen können betroffen sein. Denn Personen oder Firmen auf Sanktionslisten können in jedem Land aktiv sein.
Rechtlich ist die Lage eindeutig: Jedes wirtschaftlich tätige Unternehmen in der EU ist verpflichtet, seine Geschäftspartner gegen die relevanten Sanktionslisten zu prüfen. Das betrifft Kunden, Lieferanten und, je nach interner Risikobewertung, auch Mitarbeitende. Grundlage dafür ist das Außenwirtschaftsgesetz (AWG).
Die Sanktionslistenprüfung: Ziele und Umfang
Eine Sanktionsliste ist ein behördliches Verzeichnis von Akteuren, gegen die wirtschaftliche oder rechtliche Maßnahmen verhängt wurden – beispielsweise wegen Terrorfinanzierung, Geldwäsche oder Verstößen gegen internationale Sicherheitsinteressen.
Die Sanktionsprüfung verpflichtet Unternehmen sicherzustellen, dass sie keine geschäftlichen Beziehungen zu Personen, Organisationen oder Staaten unterhalten, die auf nationalen oder internationalen Sanktionslisten geführt werden.
Das Verbot umfasst ein Bereitstellungs- und ein Verfügungsverbot.
- Verfügungsverbot: Unternehmen dürfen Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen einer Person, die auf einer Sanktionsliste geführt wird, nicht zur Verfügung stellen. Ein Konto muss beispielsweise gesperrt werden.
- Bereitstellungsverbot: Unternehmen dürfen einem auf einer Sanktionsliste geführten Akteur keine finanziellen Mittel oder wirtschaftliche Ressourcen bereitstellen, d.h. keine Waren liefern oder Dienstleistung erbringen.
Diese Sanktionslisten entstehen beispielsweise im Rahmen von UN-, EU- oder US-Sanktionsprogrammen. Es existieren weltweit mehrere hundert Listen. Für Unternehmen in Deutschland sind, je nach Tätigkeitsprofil, internationaler Vernetzung und Risikoprofil, rund 20 bis 30 Listen relevant.
Welche Listen sind für Unternehmen in Deutschland relevant?
Welche Sanktionslisten ein Unternehmen berücksichtigen muss, hängt vom Geschäftsfeld ab. Die zwei wichtigsten Listen für Unternehmen in Deutschland sind die EU CFSP-Liste und die SDN-Liste.
In Deutschland ansässige Unternehmen müssen die EU CFSP-Liste (Gemeinsame Außen- und Sicherheitspolitik) grundsätzlich immer beachten.
In einigen Fällen müssen Unternehmen auch die US-amerikanische SDN-Liste (Specially Designated Nationals) bei ihrer Sanktionslistenprüfung berücksichtigen. Dies ist vor allem der Fall, wenn sie Tochtergesellschaften in den USA betreiben, Transaktionen in US-Dollar abwickeln oder wenn sie Güter mit US-Ursprung weiterverkaufen oder verarbeiten.
Daneben existieren zahlreiche weitere Listen, unter anderem aus der Schweiz, dem Vereinigten Königreich und spezifisch zu Russland-Sanktionen.
Nicht-Handeln kann teuer werden: Welche Sanktionen drohen bei Verstößen?
Obwohl die Pflicht zur Sanktionslistenprüfung sich eindeutig aus dem Außenwirtschaftsgesetz und EU-Verordnungen ergibt, verzichten viele mittelständische Unternehmen auf eine systematische Umsetzung. Dabei drohen bei Missachtung empfindliche Konsequenzen:
- Bußgelder bis zu mehreren Millionen Euro
- Strafrechtliche Konsequenzen für Geschäftsführung und Compliance-Verantwortliche
- Einfrieren von Konten, Verlust des AEO-Status
- Reputationsschäden, etwa durch öffentliche Nennung
Unternehmen können sich auch nicht darauf zurückziehen, dass sie einen Treffer versehentlich nicht erkannt haben. Laut Gesetz zählt für die Haftung allein das objektive Vorliegen eines Verstoßes, nicht die Absicht.
Woran eine konsequente Sanktionslistenprüfung scheitert
Viele Unternehmen, die ihre Partner, Lieferanten und Kunden kontrollieren, setzen noch auf manuelle Prüfungen mithilfe von Excel-Sheets. Die Prüfungen werden meist vor Beginn einer Geschäftsbeziehung durchgeführt und bestenfalls in monatlichen Kontrollläufen wiederholt. Der Aufwand ist allerdings enorm, das Verfahren fehleranfällig und selten revisionssicher.
Häufig fehlen klare Arbeitsprozesse, Verantwortlichkeiten und zeitgemäße Software. Damit besteht ein hohes Risiko im Tagesgeschäft, dass positive Treffer durchrutschen. Wenn dann eine Zollprüfung stattfindet, kann dies dramatische Auswirkungen haben.
Wie GUS-OS und SANSCREEN die Sanktionslistenprüfung automatisieren
Als GUS haben wir für Unternehmen der Prozessindustrie eine rechtssichere Lösung geschaffen, die Sanktionsprüfungen mit minimalem bürokratischen Aufwand umzusetzen. Hierzu verknüpfen wir die GUS-OS ERP-Suite mit der Sanktionsprüfungssoftware SANSCREEN von BEX.
Die Sanktionslistenprüfung wird einmalig im ERP-System aktiviert und kann anschließend nach den Bedürfnissen des Unternehmens konfiguriert werden. Anders als bei vergleichbarer Software erfolgt die Prüfung nicht auf Stammdaten-, sondern auf Belegebene. Der Vorteil: Unternehmen können frei wählen, bei welchen Ereignissen eine Prüfung ausgelöst wird (Neukunde, erneute Bestellung etc.). Damit erreichen Unternehmen eine hohe Rechtssicherheit, ohne manuellen Aufwand.
Wird ein Treffer erkannt, stoppt der Prozess, bis der Fall von einem Mitarbeitenden gesichtet und bewertet wurde. Die Benachrichtigung wird dem Verantwortlichen direkt als To-do in seinem Dashboard in GUS-OS angezeigt. Das verkürzt die Reaktionszeit und minimiert Schäden durch Prozessstopps.
Die manuelle Sichtung kann sowohl aus GUS-OS als auch aus SANSCREEN heraus geschehen, wobei Anwender sich jeweils ausführliche Hintergrundinformationen zum Geschäftspartner, zur Sanktionsliste und den zu beanstandenden Daten anzeigen lassen können, um fundiert über das weitere Vorgehen zu entscheiden.
Auf einen Blick: Was leistet die Integration konkret?
- Automatische Prüfung bei Kundenauftrag, Bestellung oder Warenversand
- Echtzeit-Stopp des Prozesses bei Treffern
- Übersichtliche Trefferliste mit klaren Bearbeitungsoptionen
- Protokollierung aller Schritte zur Vorlage bei Behörden oder Wirtschaftsprüfern
- Whitelisting bei Falschtreffern (z. B. Namensähnlichkeit), um Dopplungen zu vermeiden
Fazit: Zeit für einen Richtungswechsel
Die Sanktionslistenprüfung wurde in vielen Unternehmen der Prozessindustrie lange stiefmütterlich behandelt. Teils aus Unkenntnis, teils wegen des hohen manuellen Aufwands. Doch es zeichnet sich ein Wandel ab: Einerseits bieten neue digitale Tools einfache Möglichkeiten, die Prüfpflichten effizient zu erfüllen, andererseits nimmt der Druck von Kunden, Lieferanten und Partnern zu, Transparenz zu schaffen und rechtssichere Prozesse nachzuweisen.
Unternehmen, die unnötige Risiken vermeiden und ihre Rechtspflichten kosteneffizient erfüllen möchten, sollten die Chancen neuer Technologien nutzen und ihre Prozesse jetzt professionalisieren.
Mit der Kombination aus GUS-OS Suite und SANSCREEN ermöglichen wir genau das: eine automatisierte Sanktionslistenprüfung im Hintergrund, die Vorgänge bei Treffern zuverlässig stoppt und jeden Schritt revisionssicher dokumentiert. Ein klarer Vorteil für Unternehmen, die ihren Erfolg absichern und das Vertrauen ihrer Stakeholder stärken möchten.