GUS-OS Suite
ERP-System mit Vision
Einkauf
Die GUS-OS Suite unterstützt den Einkauf bei der Verwaltung und der Abwicklung von Bestellungen für Rohstoffe, Packmittel und Handelswaren sowie für Gemeinkostenmaterialien, Dienstleistungen und Investitionsgüter. Neben der Pflege von Preisen und Konditionen und Rahmenkontrakten können ausführliche Lieferantenbewertungen vorgenommen werden. Ein Freigabe-Prozess für die Bezugsquellen stellt sicher, dass nur bei geprüften Lieferanten bestellt werden kann. Die Einbindung von Lohnherstellern ist ebenfalls abgedeckt. Eingangsbelege werden über das zentrale Rechnungseingangsbuch erfasst. Wareneingänge sind im Rechnungseingang auszifferbar.
Kalkulation
Die Costing Funktionen sind auch in den Einkaufsbereich eingebettet und ermöglichen eine Wareneingangs- und Rechnungseingangskalkulation, Lohnherstellkalkulation und Durchschnittspreisermittlung im Rahmen der Nachkalkulation.
Bedarfsanforderungssystem
Das Bedarfsanforderungssystem ermöglicht dem Anwender seine Bedarfe an den Einkauf im System festzuhalten, bevor es zur eigentlichen Bestellabwicklung kommt. Diese Bedarfsanforderungen durchlaufen einen mehrstufigen Freigabeprozess, je nach Höhe des Bestellvolumens. In den Ablauf lassen sich auch die sogenannten Ausschreibungen für eine adäquate Lieferantenauswahl einbetten. Bereits diese Bedarfe lassen sich mit dem Modul zur Investitionsplanung verknüpfen, um die dort definierten Budgets entsprechend im Blick zu haben. Nach den Freigaben werden die Bedarfe automatisch in die tatsächlichen Bestellungen umgewandelt.
Rechnungseingang
Im Rechnungseingang erfolgt die Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungsbelege der Lieferanten. Der Prozess startet mit der Auswahl digital erfasster Eingangsbelege (Gescannte Belege oder digital vorliegend). Der konfigurierbare Workflow des Rechnungsprozesses führt digital durch die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens und ermöglicht den Einbezug der Kostenstellenverantwortlichen aus verschiedenen Abteilungen: von der initialen Belegerfassung, Vorkontierung, sachlichen und fachlichen Prüfung bis zur Freigabe oder Ablehnung des Belegs. So können Belege digital angezeigt, die korrespondierenden Rechnungsdaten erfasst und geprüft werden. Rechnungspositionen werden komfortabel durch die Auszifferungsfunktion aus den erhaltenen Wareneingängen automatisch abgeleitet. Ein Abgleich mit der Bestellung ist ebenfalls möglich. Auch Nebenkosten wie Frachten, Zollkosten, Klischeekosten etc. werden über die separate Umlagefunktion auf die die erhaltenen Chargen komfortabel umgelegt, so dass diese anteilig auch in die Nachkalkulation einfließen.
Das Regiezentrum Eingangsbelege nach Aktion zeigt im Überblick, in welchem Prozessschritt sich der jeweilige Rechnungsbeleg des Unternehmens befindet. Eine Fälligkeitsampel signalisiert darüber hinaus farblich, welche Belege bald fällig sind, um ggf. Skontokonditionen in Anspruch nehmen zu können.
Auch die vollautomatische Verarbeitung von E-Rechnungen wird sichergestellt. So ist die Generierung einer PDF aus den elektronischen Rechnungsdaten und deren Archivierung möglich. GUS-OS unterstützt zudem die Validierung der elektronischen Rechnung mit Erstellung eines Validierungsprotokolls.
Digitale Belegverarbeitung
Retouren-Management
Das Retouren-Management im Einkauf dient dazu, Rückgaben an den Lieferanten zu bearbeiten, aus dem Lagerbestand wieder auszubuchen und mit Hilfe geeigneter Prozesse abzuwickeln. Es besteht die Möglichkeit, aus dem Vorgang heraus in die Lieferantenbewertung (des Wareneingangs) zu verzweigen, um dort ggf. Korrekturen vornehmen zu können. Die Abgangsbuchungen lassen sich später mit den Gutschriften im Rechnungseingang verknüpfen, um diese Vorgänge entsprechend auch in der Nachkalkulation der Preise berücksichtigen zu können. Auch eine Chargenprüfung und ggf. -sperrung ist im Prozess-Ablauf vorgesehen.
Die GUS-OS Suite bietet eine gute Mischung aus Bedienerfreundlichkeit und Funktionalität. Das hat überzeugt.
Igor d’Ambrosio // Gelati Gasparini