Am 1. Januar 2025 trat in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft. Unternehmen müssen seitdem in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu verarbeiten. Für Anwender der GUS OS-Suite, die bereits auf das aktuelle Release migriert sind, besteht kein Handlungsbedarf. Für alle anderen bietet die GUS den „E-Invoice-Converter“ an – eine Übergangslösung, die die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen gemäß dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 ermöglicht.
Firmen, die es bisher versäumt haben, sich mit dem Thema E-Rechnung zu beschäftigen, stehen seit Beginn des Jahres unter Zugzwang. Zwar gelten für die komplette Digitalisierung des Rechnungsprozesses noch Übergangsfristen, aber speziell zum Empfang elektronischer Rechnungen sind schon heute alle inländischen Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige verpflichtet. Doch was steckt eigentlich hinter der neuen Norm?
Ökologischer und effizienter
Die Idee von Bundesregierung und Europäischer Union (EU) ist es, künftig den gesamten Rechnungsprozess zwischen Unternehmen zu digitalisieren – von der Erstellung über den Versand bis hin zu Zahlung und Archivierung. Für die Firmen hat das den Vorteil, dass Rechnungsdaten nur noch einmal erfasst werden müssen. Medienbrüche und Papierrechnungen gehören der Vergangenheit an. Die Behörden profitieren ihrerseits, weil standardisierte digitale Rechnungen sich einfach maschinell auswerten lassen und so unter anderem der Umsatzsteuerbetrug deutlich effizienter bekämpft werden kann.
X-Rechnung oder ZUGFeRD
Damit eine E-Rechnung automatisch verarbeitet werden kann, muss das Format strukturiert sein und in der Auszeichnungssprache XML vorliegen (X-Rechnung im CII- oder UBL-Format). Ebenfalls akzeptiert wird eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei integriert ist (ZUGFeRD). Reine Bilddateien wie TIFF, PNG oder PDF sowie Word-Dokumente oder eingescannte Dokumente sind im Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen künftig nicht mehr zulässig. EDI-Verfahren können hingegen weiterhin genutzt werden, sofern Sender und Empfänger sich explizit darauf einigen und sich die Pflichtangaben einer Rechnung gemäß den Vorgaben der EN 16931 extrahieren lassen.
Fristen im Überblick
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026
Unternehmen mit B2B-Umsätzen sind verpflichtet E-Rechnungen zu erstellen, zu verarbeiten und zu empfangen. Weiterhin zulässig ist der Versand von Papierrechnungen. Rechnungen in anderen elektronischen Formaten sind nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Bis Ende 2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
Eine Fristverlängerung gilt außerdem für EDI-Verfahren.
Ab 1. Januar 2028
Die E-Rechnung ist für alle Unternehmen mit B2B-Umsätzen verpflichtend. Andere Formate sind nicht mehr zulässig. Der Empfang sonstiger Rechnungen ist nur noch erlaubt, wenn der Absender nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist (z.B. Kleinunternehmer).
E-Invoice Converter als Übergangslösung
Für Anwender, die mit dem aktuellen Release 7.1 der GUS OS-Suite arbeiten, gehört die elektronische Rechnungsabwicklung längst zum Standard. Um jedoch auch Nutzer älterer Versionen (ab Release 6.2) in die Lage zu versetzen, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen, haben die Entwickler der GUS den E-Invoice Converter entwickelt. Dabei handelt es sich um ein ergänzendes Software-Paket, das die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen gemäß dem neuen europäischen Rechnungsstandard ermöglicht.
Geht eine elektronische Rechnung im CII-, UBL- oder ZUGFeRD-Format ein, wird die Datei zunächst mit dem KoSIT-Validator überprüft. Sind alle Daten korrekt, erstellt der E-Invoice Converter automatisch ein Validierungsprotokoll und legt dieses gemeinsam mit dem Originaldokument im Archiv, bzw. zur Weiterverarbeitung ab. Ist die Rechnung im CII- oder UBL-Format eingegangen, kann der Nutzer sich zusätzlich eine Ansichtsversion im PDF-Format erstellen lassen. War die Validierung nicht erfolgreich, werden die Dokumente in einem gesonderten Fehlerordner abgelegt.
E-Invoice Converter als Übergangslösung
Mit dem E-Invoice Converter sind GUS-Anwender erst einmal auf der sicheren Seite, was die neue Gesetzgebung angeht. Dennoch empfehlen die Experten der GUS, zeitnah auf die aktuelle Version der GUS OS-Suite zu migrieren. Denn mit dem Release 7.1 ist der digitale Rechnungsprozess schon heute Realität. Empfang, Versand sowie viele nachgelagerte Prozesse lassen sich damit digital abbilden.
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