Das Herzstück „Milk-ERP“
Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen rückte zuletzt der Verband der Deutschen Milchwirtschaft (VDM) in den Mittelpunkt: In einem 10-Punkte-Plan sieht sie der VDM als eines der wichtigsten Mittel, um die Wettbewerbsfähigkeit der Milchindustrie zu bewahren und zu stärken. Die Praxis zeigt: Im Zentrum dieser Digitalisierungsvorhaben stehen in der Regel ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning). Sie fungieren als zentrale Datenplattform, in die zudem weitere IT-Lösungen integriert werden können.
Längst sind ERP-Systeme auch bei mittelgroßen und kleineren milchverarbeitenden Unternehmen im Einsatz. Das mit ihnen verbundene Ziel ist es, eine möglichst umfängliche Abbildung und Integration aller Prozesse zu ermöglichen – von der Vereinnahmung des Rohstoffes über die Produktion bis hin zur Kühltheke und einer Rückverfolgung. Das gelingt nicht immer.
Damit dies aber möglich ist, müssen ERP-Systeme branchenspezifisch ausgelegt sein. Dies bedeutet zum einen eine Ausrichtung an den allgemeinen Anforderungen der Lebensmittelbranche sowie zum anderen an den spezifischen Abläufen der Milchwirtschaft.
Breite Funktionspalette
Des Weiteren setzen sich ERP-Lösungen durch, die eine möglichst breite Palette an Funktionen aufweisen, welche sich – über die ERP-Kernfunktionen Produktion, Einkauf, Kalkulation, Lagerverwaltung, Verkauf, Bestandsführung und Qualitätssicherung hinaus – modular einführen und nutzen lassen. Zusatzkomponenten sind modular verfügbar:
Zusatzmodule
- CRM-Lösungen für das Kundenmanagement
- eine breite Funktionstiefe von Preis- und Konditions- bis hin zur Kontraktverwaltung
- Rohstoffbilanzierung und Betriebsübersichten
- Tankverwaltungen
- Lebensmittelverordnungen wie LMIV
- Anbindung von Waagen und Scannern
- LIMS für eine erweiterte QM/QS-Funktionalität
- Rezepturverwaltung und -management auch für Produktdesigner und -entwickler
- Forecast und Absatzplanung inklusive saisonaler Bedarfsermittlungen
- Integration von Marktplätzen und Handelspartnern
Im Zentrum des Zusammenspiels all dieser einzelnen ERP-Komponenten steht der Workflow, der alle Aufgaben im Unternehmen integriert und steuert. Unternehmensabteilungen wie zum Beispiel Auftragsannahme und Verkauf arbeiten nicht mehr abgekoppelt voneinander, sondern agieren auf Basis einer gemeinsamen Plattform. Zudem stehen unternehmensweit, standardisiert und auf Knopfdruck die jeweils benötigten Daten und Informationen zur Verfügung – und nicht mehr in Excel-Tabellen, isolierten Software-Systemen oder gar nur im Kopf einzelner Mitarbeiter.
Digitalisierung bedeutet also vor allem auch immer das Schaffen eines integrierten Systems, mit dessen Hilfe sich die Geschwindigkeit und Qualität der Unternehmensprozesse erhöhen lassen.
Workflow im Zentrum
Auf die Milchbranche zugeschnittene Lösungen liefern einige Workflowschritte bereits derart aus, dass sie sich 1:1 übernehmen lassen. Aber jedes Unternehmen ist anders, weswegen die Standard-Workflows dann manchmal doch individuell gestaltet und angepasst werden müssen.
In der GUS-OS Suite unterstützt dies der Workflow-Designer – mit einer grafisch steuerbaren Oberfläche, die komplexe Ablaufstrukturen transparent und schnell verständlich macht sowie gezielte Anpassungen ermöglicht.
Ziel ist es auch hier, eine möglichst lückenlose Automatisierung und Digitalisierung zu ermöglichen: Der Mensch soll nicht mehr in die Maschine eingreifen müssen. Vielmehr sollen die Workflows automatisiert ablaufen, damit der Mensch nur noch die Ergebnisse präsentiert bekommt.
Was bedeutet eine solche Integration für die einzelnen Mitarbeiter und Anwender? Für sie gilt vor allem, dass die Aufgaben automatisch zu ihnen kommen. Konkret: Dank der ERP-Funktionstiefe kann jeder Bereich, jede Abteilung und jedes Teammitglied, die Teil des Rollenkonzepts sind, auf einen Blick sehen, welche Aufgaben in welchem Zeitraum noch zu erledigen, beziehungsweise welche schon abgearbeitet sind.
Auf einen Blick ist ersichtlich, welche Aufgaben manuell noch abgearbeitet werden müssen, etwa das Auslösen einer Bestellung. Damit diese Bedienung möglichst intuitiv und ohne größere Schulungen erfolgt, muss der Bedienkomfort stimmen, sprich: Das ERP-System fungiert nicht nur als „Internet des Unternehmens“, es folgt auch den im Internet heute üblichen Design- und Nutzerstandards.
Rohstoff „Daten“ ist zentral verfügbar
Auf Basis eines solchen ERP-Systems eröffnen sich gerade auch in der Milchwirtschaft vielfältige Zusatzmehrwerte durch weitere Digitalisierung. Diese werden erst dadurch möglich, dass mit dem ERP nun eine zentrale Datenquelle zur Verfügung steht und diese somit den „Rohstoff“ für weitere Digitalisierungsschritte liefern kann.
Ein Beispiel ist die Rohmilch-Verwendungsplanung. Diese erfolgt heute in vielen Molkereien über Excel. In der digitalisierten Form hingegen lässt sich die erwartete Rohmilchmenge auf Basis von Vergangenheitswerten – geliefert durch das ERP – automatisch berechnen. Zudem kann ein solches System Warnungen auslösen, wenn Kapazitäten „überplant“ werden. Oder dieMilchmengen- und Inhaltsstoff-Verhandlungen: Diese muss der Einkauf regelmäßig führen und dabei viele Werte und Preise miteinander vergleichen. Auch dabei ist Excel noch oft das Mittel der Wahl. Diese Gegenüberstellungen lassen sich mithilfe von Daten aus einem ERP ebenfalls automatisieren – etwa unter Verwendung historischer Preisaufstellungen oder Messergebnisse aus dem Labor, die Aufschluss über die Qualität der Rohware liefern und in die Kalkulation mit einfließen lassen.
Systembrüche überwinden
Im Unterschied zu solchen ERP-„internen“ Zusatzfunktionen bedeutet Digitalisierung heute vor allem auch die Integration mit Drittsystemen im eigenen Unternehmen oder darüber hinaus – damit die im System gehaltenen Daten dabei unterstützen, auch Prozesse mit Kunden, Partnern oder Marktplätzen zu automatisieren. Hier geht es vor allem darum, die digitalen Kanten und Brüche zwischen den Systemen verschwinden zu lassen und auch hier zu einer Integration zu kommen. In der GUS-OS Suite ermöglicht dies der Digital Hub, der vor allem über sogenannte REST-Schnittstellen (REST, Representational State Transfer) die Prozesse aus dem ERP heraus etwa zum entsprechenden Handelspartner oder zu den Landwirten verlängert.
Hier ist es zum Beispiel die Produktion, die in der Regel noch hohes Digitalisierungspotenzial bietet – nicht so sehr über Produktionsvorschläge, wie sie das ERP ohnehin im Standard bietet, sondern in Form einer automatisierten Kommunikation dieser Produktionsaufträge an die jeweiligen Maschinen. Diese Verknüpfung mit einem MES-Modul ermöglicht es unter anderem, von der Maschine dann wiederum Rückmeldungen über die produzierten Einheiten zu erhalten, so dass eine Automatisierung möglich ist.
Durch die Einbindung der Maschinen lassen sich zudem Prozessschritte besser und detaillierter nachverfolgen und dokumentieren. Große Einsparpotenziale bietet auch die Anbindung von Lager- und Kommissioniersystemen an das ERP. So werden bei einigen Kunden bei der Kommissionierung NVE-/SSCC-Paletten bereits per Bilderkennung durch Kameras erledigt. Solche Lösungen warnen zudem, falls sich Waren auf einer Palette befinden, die nicht zur aktuellen Bestellung gehören.
Mit Blick auf externe Partner spielen in der Milchwirtschaft neben dem klassischen LEH-Geschäft auch andere Marktplätze eine große Rolle. Durch eine geschickte Integration per EDI (Electronic Data Interchange) oder aber auch vorgefertigte Amazon-Schnittstellen zum Beispiel lassen sich die eigenen Abläufe nach extern verlängern, um Bestellungen bis hin zur Rechnungsstellung zu automatisieren.
Digitales Rohstoffmanagement
Dem Rohstoffmanagement kommt in der Milchwirtschaft eine besondere Bedeutung zu. Betriebe, die den Rohstoff Milch über Landwirte beziehen, arbeiten unter Umständen noch mit einer eigenen Lösung zur Verwaltung des Rohstoffes. Mit dem Rohstoffmanagementsystem der SOPRA wird Milchanlieferung zum Tank in die Fabrik digitalisiert. Die Anlieferdaten werden nach ersten QM/QS-Proben analysiert. Ist die Milch im Tank, übergibt das Vorsystem die sogenannte Werksmilch dann als Chargenzugänge an das ERP. Die angelieferten Rohstoffmengen für die Produktion sind schon – oder werden dann verplant.
Auch die Kommunikation mit den Landwirten ist in den Mittelpunkt gerückt, denn man muss in Zukunft alle wesentlichen Abläufe des Rohstoffmanagements und der Abrechnung digitalisieren. Die GUS-Tochter Sopra stellt dafür das EIS-Portal (Erzeuger-Informations-System) zur Verfügung. Es ist auch für mobile Geräte wie Tablets oder Smartphones optimiert, was weitere Möglichkeiten zur Einbindung der Landwirte in das Molkereiportal bietet. Integriert sind zudem ein Nachrichtensystem sowie geschlossene Chat-Gruppen, damit Landwirte mit immer weniger Formularen und E-Mails arbeiten müssen.
Darüber hinaus lassen sich komplexe Fragebögen integrieren – etwa zu Qualitätsprogrammen oder Nachhaltigkeit. Und auch hier bedeutet Digitalisierung die Integration weiterer externer Partner, um zum Beispiel mit Fuhrunternehmen, Tauschmilch-Partnern oder Erzeugerberatern die jeweils relevanten Informationen verarbeiten zu können.
