Information zur Verwendung Ihrer Daten im Beschäftigungsverhältnis

1 Versionshistorie

Version	Datum	Bemerkung
1.0	23.03.2018	Erstellung
1.1	07.05.2018	Review und Überarbeitung durch Firmenanwalt
1.2	13.01.2021	Überarbeitung CI und Adressänderung

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die GUS ERP GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

2 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

GUS ERP GmbH
Josef-Lammerting-Allee 20–22, 50933 Köln
Tel: 0221/376 59 0
E-Mail: info@gus-group.com

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter den oben angegebenen Daten mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter: datenschutz@gus-group.com

3 Quelle und Arten personenbezogener Daten

Als IT-Dienstleister im B2B-Bereich ist unser Bestreben, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu minimieren. Wenn wir personenbezogenen Daten verarbeiten, geschieht dies unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

Wir verarbeiten die uns mitgeteilten personenbezogene Daten von Beschäftigten sowie von Bewerbern und Bewerberinnen für eine Beschäftigung in unserem Unternehmen. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Begründung oder Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internet, Presse, Schuldnerverzeichnisse) zulässigerweise gewinnen oder von sonstigen Dritten (z.B. Kreditauskunfteien) berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Anrede, Name, Adresse und andere Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummern), Legitimations-, Authentifizierungs- und Protokolldaten (z.B. Passwörter zum Zugriff auf IT-Systeme, EDV-Logdateien, Protokolldateien) und Daten über die Rolle und Funktion der betroffenen Person im Unternehmen. Ferner verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, familiäre Verhältnisse) soweit dies zur Erfüllung arbeits-, steuer- und sozialrechtlicher Verpflichtungen bei der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

4 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Zur Aufdeckung von Straftaten verarbeiten wir personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen personenbezogener Daten für die Zwecke der Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO sowie § 26 BDSG.

5 Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Externe Auftragnehmer und Dienstleister:
Bei der Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bedienen wir uns zum Teil externer Auftragnehmer und Dienstleister, z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Datev, Personalvermittlungen.
Eine Übersicht der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie unter den oben genannten Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten anfragen.

Weitere Empfänger:
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B. Sozialversicherungsträger, Agentur für Arbeit, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).

6 Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten, solange sie für die oben genannten Zwecke erforderlich sind. Anschließend werden diese entsprechend unseren Vorgaben für die Aufbewahrung von Dokumenten gelöscht, es sei denn, dass wir

(a) nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit c) DSGVO aufgrund von Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung, dem Geldwäschegesetz oder weiteren rechtlichen Verpflichtungen ergeben können, zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind;

(b) die Daten zur Sicherung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften benötigen; oder

7 Betroffenenrechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO und das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, sofern die Daten unzulässig erhoben oder unrichtig sind. Die betroffene Person kann ferner ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO haben, wenn die Richtigkeit der Daten zweifelhaft ist oder die Daten nicht gelöscht werden dürfen. Schließlich hat jede betroffene Person das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann die betroffene Person jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

8 Widerspruchsrecht

Die betroffene Person hat das Recht, einer Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn sich aus ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) gestützte Datenverarbeitung sprechen.

Im Falle des Widerspruchs werden wir die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9 Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2 – 4
40213 Düsseldorf

10 Datenübermittlung in ein Drittland

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere nach der DSGVO ausreichende und angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften, EU-Standardvertragsklauseln) gegeben sind.