Kurz nach zwölf bei der E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken und zu empfangen. Ziel der neuen Regelung ist es, den gesamten Rechnungsprozess zu digitalisieren – von der Erstellung über den Versand bis hin zu Zahlung und Archivierung. Rechnungsdaten müssen dann künftig nur noch einmal erfasst werden, Medienbrüche und Papierrechnungen fallen weg. Das spart für alle Beteiligten Zeit und Geld.
Wer muss E-Rechnungen verwenden?
Grundsätzlich ist die E-Rechnung für alle inländischen Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige verpflichtend – sofern diese untereinander Rechnungen verschicken (B2B). Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ausgenommen. Auch Rechnungen, die zwischen in- und ausländischen Unternehmen ausgetauscht werden, fallen nicht unter die neue Regelung. Ausgenommen sind außerdem Rechnungen über Kleinstbeträge (bis 250 Euro), Fahrscheine oder Rechnungen über steuerfreie Leistungen (z.B. Gesundheits- und Sozialleistungen).
Welche Vorgaben muss eine E-Rechnung erfüllen?
Damit eine E-Rechnung automatisch verarbeitet werden kann, muss das Format strukturiert sein und in der Programmiersprache XML vorliegen (X-Rechnung). Ebenfalls akzeptiert wird eine PDF-Datei, in die unsichtbar eine XML-Datei integriert ist (ZUGFeRD). Reine Bilddateien wie TIFF, PNG oder PDF sowie Word-Dokumente oder eingescannte Dokumente sind im Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen nicht mehr zulässig.
Was ist mit EDI-Verfahren oder Inhouse-Formaten?
Wenn Sender und Empfänger sich darauf einigen, können auch weiterhin andere strukturierte Formate, wie EDIFACT ausgetauscht werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die Pflichtangaben einer Rechnung gemäß den Vorgaben der EN 16931 extrahieren lassen.
Gibt es Übergangsfristen?
Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen ihre Rechnungen auch weiterhin als „sonstige Rechnung“verschicken. Grundsätzlich möglich sind dabei Papierrechnungen. Digitale Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen (z.B. eine E-Mail mit PDF-Datei), dürfen nur dann verwendet werden, wenn der Empfänger dem Format zustimmt. Liegt der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bei 800.000 Euro oder weniger, verlängert sich diese Frist noch bis Ende 2027. Dasselbe gilt auch für EDIFACT-Rechnungen.
Fristen im Überblick
Januar 2025 bis 31. Dezember 2026
Unternehmen mit B2B-Umsätzen sind verpflichtet E-Rechnungen zu erstellen, zu verarbeiten und zu empfangen. Weiterhin zulässig ist der Versand von Papierrechnungen. Rechnungen in anderen elektronischen Formaten sind nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Bis Ende 2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Eine Fristverlängerung gilt außerdem für EDI-Verfahren.
Ab 1. Januar 2028
Die E-Rechnung ist für alle Unternehmen mit B2B-Umsätzen verpflichtend. Andere Formate sind nicht mehr zulässig. Der Empfang sonstiger Rechnungen ist nur noch erlaubt, wenn der Absender nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist (z.B. Kleinunternehmer).