Die Qual der ERP-Wahl

So finden Sie den passenden Softwareanbieter für Ihr Unternehmen

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Bei der ERP-Auswahl für Unternehmen der Prozessindustrie gilt: Wer die Wahl hat, hat die Qual. Auf dem Markt gibt es mehrere Hundert ERP-Systeme, je nach Zählung sogar über Tausend. Kleinere und mittlere Unternehmen – insbesondere von streng regulierten Industrien wie Pharma, Medizintechnik, Lebensmittel, Kosmetik, Chemie und Logistik – stehen deshalb vor der schwierigen Frage: Welche ERP-Software passt am besten zu meinem Unternehmen und welche Schritte sind für die Vorbereitung der Auswahl zu beachten?

Von Beginn weg muss allen klar sein: Ein ERP-Projekt nimmt Zeit in Anspruch und bindet Personal. Deshalb ist eine gute Vorbereitung entscheidend für den Projekt-Erfolg.

Die Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems orientieren sich vor allem an dem, was ein Unternehmen an Funktionen braucht. Und natürlich auch am Preis und den längerfristigen Kosten. Doch am Ende ist es oft die Beziehung zwischen Kunde und Anbieter, die den allerletzten Ausschlag gibt. Wie lässt sich diese „Chemie“ vorab testen?

Selbst wenn ein Unternehmen sich dazu entscheidet, ein komplett neues ERP-System „auf der grünen Wiese“ einzuführen, also mit einer neuen Lösung das Bestandssystem zu ersetzen, muss es bei der Auswahl nicht ganz bei Null anfangen. Einige Grundanforderungen gelten unabhängig vom jeweiligen Unternehmen und der Branche.

Regel Nr. 1:

So viel Standard wie möglich

Zunächst soll das neue System schnell einsatzfähig sein – und das ist weniger eine Frage der Hardware- oder Software-Technologie. Vielmehr weist eine heutige ERP-Lösung hunderte bis über Tausend vorkonfigurierte Teilprozesse auf, die der heutigen Best Practice entsprechen. Je mehr und einfacher ein Unternehmen solche vorgefertigten Bausteine übernehmen kann, umso schneller und kostengünstiger

geht die Einführung voran. Der Kunde sollte dabei die Wahl der Betriebsart haben und das System flexibel nutzen können – sei es in der Cloud in Form von SaaS (Software as a Service), in einer hybriden Umgebung oder vor Ort „On-Premise“.

Gerade in der Prozessindustrie spielt die Prozesssicherheit des ERPs eine entscheidende Rolle, sprich: Eine integrierte Workflow-Technik macht Prozessanpassungen einfach. Auch vor dem Hintergrund der in der Prozessfertigung geforderten Validierungsfähigkeit und Good Manufacturing Practice (GMP) ist dies ein Muss.

Regel Nr. 2:

Technologie-Offenheit: Schnittstellen zu anderen Tools & Update-Fähigkeit

Eine weitere Grundanforderung ist die Offenheit einer ERP-Lösung mit Blick auf eine weitergehende Digitalisierung. Das ERP sollte deshalb Browser-basiert sein und offene Schnittstellen aufweisen, damit dann zum Beispiel auch Kunden oder externe Partner von ausgewählten Daten und Informationen des ERP profitieren können. Dies wiederum erfordert eine hohe Datensicherheit beim Zugriff auf kritische Daten – und zwar nicht nur durch die internen Mitarbeitenden, sondern auch durch Externe.

Nicht zuletzt sollte ein ERP-System regelmäßig durch Updates aktualisiert werden, damit es trotz individueller Anpassungen immer auf dem neusten technischen Stand bleibt. Auf diese Weise bietet es den Anwenderunternehmen den notwendigen Investitionsschutz, da deren Lösung stets zukunftssicher bleibt (siehe auch Checkliste).

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Regel Nr. 3:

Investitionssicherheit: Stabiler Anbieter als langfristiger Partner

Doch die beste Software-Lösung ist nicht nachhaltig, wenn nicht auch der dahinterstehende Software- und Service-Anbieter als Unternehmen stabil, zukunftsfähig und innovativ ist. So muss ein ERP-Dienstleister über eine bestimmte Größe, Stabilität und Finanzkraft verfügen, um Investitionssicherheit zu gewährleisten. Er sollte auch innovative und strategisch wichtige Felder wie Cloud, KI und Low-Code im Portfolio haben und die ERP-Lösung auch in dieser Hinsicht fortlaufend weiterentwickeln. Die dafür notwendige Technologieführerschaft kommt dabei nicht von allein. Deshalb sollten Kunden prüfen, auf welche Expertennetzwerke und -pools ihr Anbieter Zugriff hat. Denn mit ihrer Hilfe kann ein ERP-Anbieter sicherstellen, dass die (Weiter-)Entwicklungszyklen kurz ausfallen.

Regel Nr. 4:

Branchenspezialisierung als ERP-Erfolgsfaktor

Gerade in der Prozessindustrie spielt die Branchenexpertise des jeweiligen Anbieters eine erfolgsentscheidende Rolle. Nicht nur die ERP-Lösung sollte zur eigenen Branche passen, also entsprechende Prozessbausteine einsatzfertig zur Verfügung stellen. Auch die Berater aufseiten des Anbieters sollten alle wichtigen Branchenspezifika ihres Kunden kennen. Denn manchmal braucht der Standard doch eine individuelle Anpassung. Berater, die das Geschäft ihres Kunden (schon lange) kennen, können hier für eine schnelle und qualitativ hochwertige Umsetzung sorgen.

Regel Nr. 5:

Kurze Wege und Präsenz vor Ort

Die Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter erfolgt heute in der Regel online, doch weiterhin gilt: Vor allem in erfolgskritischen Situationen können Teams & Co. eine persönliche Zusammenarbeit vor Ort nicht ersetzen. Deshalb pochen gerade mittelständische Unternehmen auf eine lokale Marktpräsenz und Kundennähe seitens ihres Anbieters. Nur so lässt sich eine Zusammenarbeit „auf Augenhöhe“ gewährleisten.

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Regel Nr. 6:

Erst Bedarf klären, dann Anbieter suchen

Noch bevor es an die Auswahl eines neuen ERP-Systems geht, zeichnet ein Unternehmen zunächst das sogenannte „Big Picture“: Was sind die wichtigsten Anforderungen und Funktionen in wenigen Stichworten? Weniger ist dabei mehr. Wenige Punkte umreißen die grundlegenden Überlegungen: Was will das Unternehmen mit dem neuen ERP erreichen? Welche IT-Unterstützung fehlte und fehlt bislang? Im weiteren Verlauf der ERP-Auswahl und -Einführung macht es dann Sinn, die laufenden Aktivitäten und Entscheidungen immer wieder mit diesem „Big Picture“ abzugleichen?

Diese Basisentscheidungen sind nicht nur Aufgabe der Unternehmensführung und des ERP-Projektleiters. Schon vor der ERP-Auswahl bildet sich das gesamte ERP-Projektteam: Dazu gehören nicht nur der Projektleiter des Kunden (und später dann auch der des Anbieters), sondern auch Key-User aus allen wesentlichen Fachabteilungen. Diese müssen mit ausreichend und zusätzlichen Zeitressourcen ausgestattet werden, weil sich eine ERP-Einführung nicht nur nebenher zum laufenden Geschäft durchführen lässt.

Regel Nr. 7:

Key-User bei der Auswahl miteinbeziehen

Ein guter Key-User verfügt über breite und tiefe Kenntnisse seines Fachbereichs, kennt die tagtäglichen Herausforderungen der Kollegen – kann idealerweise aber auch über seine eigene Abteilung hinaus die Prozesse und die Arbeitsschritte unternehmensweit einordnen. Key-User stellen die wichtigste Schnittstelle in ERP-Projekten dar, da sie sowohl mit dem internen Projektmanagement, als auch später dann mit den ERP-Beratern und -Programmierern des Anbieters kommunizieren.

Zentrale Plattform für die Kommunikation, Abstimmung und Entscheidungen ist ein ERP-Lenkungskreis, in dem das Unternehmensmanagement, die Projektleitung und die Key-User vertreten sind – später dann auch die Entscheidungsträger, Projektleiter und Berater des Anbieters. In diesem Lenkungsausschuss entscheiden die Mitglieder über Umfang und Verteilung der Ressourcen. Und selbst, wenn das Projekt gerade reibungslos und unproblematisch läuft, sollte sich der Lenkungskreis von Anfang an mindestens monatlich treffen. Nur so lässt sich potenziellen Problemen vorbeugend und proaktiv begegnen und nicht nur reaktiv/reparierend, wenn es einmal in den Krisenmodus geht. Sicher ist es eine der Hauptaufgaben des Lenkungskreises, Lösungen zu finden, wenn etwa neue Anforderungen zu höheren Kosten und Zeitaufwänden führen. Dies fällt jedoch leichter, wenn sich die Verantwortlichen seitens des Kunden und des Anbieters bereits in den ruhigeren Anfangszeiten der Geschäftsbeziehung kennenlernen und eine stabile Arbeitsbeziehung aufbauen können.

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Regel Nr. 8:

Früh wichtige Details diskutieren

Je mehr ein ERP-Einführungsprojekt die Auswahl- und Planungsphase verlässt und ins Doing geht, umso relevanter wird die konsequente Einbindung der Key-User. Sie können zum Beispiel beim Reduzieren der Anbieter-Longlist auf eine -Shortlist sicherstellen, dass in dieser Phase bereits wichtige Schnittstellenthemen und Details des Lastenhefts diskutiert werden. Die frühe Verfeinerung der Lastenhefte in dieser Phase stellt gerade für Unternehmen der Prozessindustrie einen Erfolgsfaktor dar, weil hier auch Validierungspflichten eine große Rolle spielen und deshalb zeitig miteinfließen müssen.

Auch bei der Definition von Schnittstellen sichert ein schon früh hoher Detaillierungsgrad die weitere Zeit- und Kostenplanung ab. Denn jede Änderung in Form zusätzlicher Schnittstellen erhöht automatisch die Kosten, da anfangs nicht eingeplanter Zeitaufwand anfällt. Um solchen Situationen vorzubeugen, sollte der jeweilige ERP-Lenkungsausschuss Budgetpuffer miteinbauen, denn es gibt praktisch immer Unsicherheitsfaktoren und Überraschungen im Projekt.

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Das sollte ein Prozessfertiger bei der Wahl eines ERP-Systems unbedingt berücksichtigen:

 

  • Prozesssicherheit
    durch integrierte Workflow-Technik

  • Schnelle Einsatzfähigkeit
    durch Hunderte bis über 1.000 vorkonfigurierte Best-Practice-Teilprozesse

  • Hohe Datensicherheit
    durch abgesicherten Zugriff seitens interner Mitarbeiter oder externer Partner

  • Flexible Nutzung
    durch vorhandene Cloud/SaaS-, Hybrid- und On-Premise-Lösungen

  • Bereit für Digitalisierung
    durch offene Schnittstellen und komplett Browser-basierte Bedienung

  • Investitionsschutz
    durch regelmäßige Updates für den jeweils neusten technischen Stand

  • Bedarf konkretisieren
    sich im Klaren über den konkreten Bedarf werden und Big Picture erstellen, bevor die Suche nach dem geeigneten ERP-Partner startet

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